Workshopcoördinator

Het Lorentz Center, een centrum voor wetenschappelijke workshops, is op zoek naar een:

Workshopcoördinator (1,0 fte)

Vacaturenummer: 22-654

Het Lorentz Center, gehuisvest in de Universiteit Leiden, is een workshopcentrum waar wekelijks internationale bijeenkomsten plaatsvinden voor groepen van 25 tot 55 wetenschappers. Op twee verschillende locaties organiseren wij jaarlijks ca. 80 workshops die nagenoeg alle gebieden van de wetenschap bestrijken. Tijdens een workshop ontmoeten wetenschappers elkaar fysiek en virtueel om in een open en stimulerende omgeving de ontwikkelingen in hun vakgebied te bespreken.

Het initiatief voor een workshop ligt bij de wetenschappers zelf. Het Lorentz Center begeleidt hen bij de voorbereidingen en neemt zoveel mogelijk organisatorisch en administratief werk uit handen, zodat de wetenschappers zich op de vakinhoudelijke kant van hun workshop kunnen richten. Iedere workshop heeft een eigen workshopcoördinator, die zelfstandig en in nauwe samenwerking met de wetenschappers de workshop organisatorisch voorbereidt en uitvoert.

Voor meer informatie over het Lorentz Center, zie www.lorentzcenter.nl.

De werkzaamheden

• Contact onderhouden met wetenschappelijke organisatoren en workshopdeelnemers;
• Coördineren van alle logistieke en facilitaire zaken, zoals het uitnodigen en registreren van deelnemers, het bijhouden van de workshopwebsite, het reserveren van hotel en restaurants, en contact onderhouden met leveranciers;
• Tijdens de workshopweek: o.a. het ontvangen van deelnemers, het beantwoorden van vragen en contact onderhouden met diverse afdelingen binnen de universiteit (ICT, Catering, Financiën);
• Verzorgen van correspondentie, voornamelijk in het Engels;
• Administratief afhandelen van workshops, met behulp van een Conference Management Systeem en het bewaken en afhandelen van de financiën;
• Coördinatie van gemiddeld 15 workshops tegelijkertijd, die elk in een verschillende fase van de organisatie zijn.
• Overige voorkomende administratieve en organisatorische werkzaamheden ten behoeve van specifieke projecten of voor het Lorentz Center als geheel.

Het profiel

• Je bent een enthousiaste en representatieve collega met een proactieve, stressbestendige en probleemoplossende instelling;
• Je beschikt over goede sociale en communicatieve vaardigheden en bent servicegericht;
• Je kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden en werkt accuraat;
• Je hebt affiniteit met het werken in een academische omgeving en wilt meedenken over onze dienstverlening en de optimalisatie daarvan;
• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau en aantoonbare ervaring met het organiseren van evenementen;
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk, en je hebt ruime ervaring met gangbare software zoals MS Office, Adobe en virtuele vergadertools.

Wij bieden

Een veelzijdige functie in een hecht team van vijftien collega’s, met zes workshopcoördinatoren. Aanstelling vindt bij voorkeur per 1 december 2022 plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren.

Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.818,- en maximaal € 3.764,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op: www.werkenbij.leidenuniv.nl.

Meer informatie over werken bij de Universiteit Leiden is te vinden via: www.medewerkers.leidenuniv.nl.

Diversiteit

Diversiteit en inclusie zijn kernwaarden van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar een inclusieve gemeenschap te zijn waarin alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en al hun mogelijkheden kunnen ontwikkelen. We verwelkomen diversiteit in ervaringen en perspectieven omdat zij onze organisatie en ons onderwijs en onderzoek verrijken en versterken.

Informatie

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Anna Tudos, Instituutsmanager, via 071-527 5405 of: tudos@lorentzcenter.nl.

(Anoniem) Solliciteren

Herken jij jezelf in het bovenbeschreven profiel en ben je op zoek naar een leuke baan? Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld van een motivatiebrief en CV, kunnen tot uiterlijk 24 oktober 2022 per e-mail worden gericht aan Eline van der Ploeg, vanderploeg@lorentzcenter.nl.

Bij ontvangst van jouw motivatiebrief en CV worden persoonlijke gegevens die herleiden tot afkomst, leeftijd en geslacht geanonimiseerd. Dit gebeurt op een zorgvuldige manier, zonder dat het leidt tot verlies van relevante inhoudelijke informatie in de motivatiebrief en opgegeven werkervaring. Van kandidaten die, op basis van motivatie en relevante werkervaring, geselecteerd worden voor een gesprek, wordt het volledige CV vrijgegeven aan de selectiecommissie. Gesprekken vinden plaats op 31 oktober en 1 november 2022.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.