Office Manager

Limelight Foundation zet zich in voor een sterk en vrij informatie-ecosysteem in deze digitale tijd. We financieren en ondersteunen journalistieke en maatschappelijke organisaties in Europa die zich richten op:

• het produceren en ontsluiten van onafhankelijke kwaliteitsinformatie.
• het bieden van de tools en infrastructuur die journalistieke en maatschappelijke organisaties helpen bij het bereiken van hun missie (bijv. juridische ondersteuning, support op het gebied van digitale veiligheid, of tools voor het bouwen en onderzoeken van grote datasets).
• het versterken van democratische rechten en principes in de digitale context. Denk aan: vrijheid van meningsuiting op internet en online privacy en veiligheid.

Limelight Foundation is een onafhankelijke en private filantropische stichting. We zijn een jonge organisatie, opgericht in maart 2021. Limelight Foundation heeft een driekoppig bestuur en op dit moment twee medewerkers in dienst, de directeur en een programmamanager. Om onze (toekomstige) partners zo goed mogelijk te ondersteunen bij het realiseren van hun doelstellingen, zoeken we een office manager die ons team komt versterken.

Wat ga je doen?

Als office manager ben je de kracht op de achtergrond: je zorgt ervoor dat onze jonge organisatie een geoliede machine wordt, zodat directeur en programmamanager hun werk goed kunnen doen. Je houdt vele ballen tegelijkertijd in de lucht: denk aan het beheren van agenda’s, het opmaken en opslaan van contracten, het regelen van tickets en hotels voor buitenlandse trips, het verwelkomen van nieuwe collega’s en het meehelpen organiseren van events. Verder zijn we echt een start-up, dus er valt nog veel te bouwen en te stroomlijnen. Als office manager zie jij wat er nodig is om het dagelijks reilen en zeilen van onze organisatie makkelijker te laten verlopen en ga je aan de slag om dat te regelen. Denk aan het efficiënt verzamelen en beheren van al onze contacten op één centrale plaats, het technisch regelen van online meetings met grote groepen of het geautomatiseerd versturen van grote aantallen uitnodigingen.

Wie ben jij?

• Je hebt een afgeronde HBO-opleiding en 3 tot 5 jaar werkervaring.
• Je bent een enthousiaste persoonlijkheid die beschikt over groot organisatietalent en sterke sociale en communicatieve vaardigheden (in Nederlands en Engels).
• Je bent pro-actief, meedenkend en oplossingsgericht. Je werkt secuur, planmatig en zelfstandig. Je functioneert goed in een klein team en je vindt het leuk om mee bouwen aan een jonge organisatie. Je hebt er geen problemen mee dat je niet in een gespreid bedje terecht komt.
• Je haalt plezier uit het soepel laten draaien van de day-to-day business. Daarnaast vind je het leuk om nieuwe kantoorprojecten op te pakken en zelfstandig tot een goed einde te brengen. Je schuwt de inzet van handige apps en tools daarbij niet.
• Je kunt goed uit de voeten met Word en Excel
• Belangstelling voor journalistiek en maatschappelijke betrokkenheid zijn een pre.

Wat bieden we?

• Een functie voor 24-32 uur per week.
• Een arbeidsovereenkomst voor 1 jaar met mogelijkheid tot verlenging.
• Een marktconform salaris.
• Een werkplek in Amsterdam, plus de flexibiliteit om vanuit huis te werken.
• De mogelijkheid om mee te bouwen aan een nieuwe, groeiende organisatie.
• En, misschien wel het belangrijkste: de kans om een positieve bijdrage te leveren aan een sterk en vrij informatie-ecosysteem.

Solliciteren?

Je kunt je sollicitatie tot en met vrijdag 13 mei te sturen naar merel@limelight.foundation

Je sollicitatie bestaat uit:

• Je CV (max. 2 pagina’s);
• Een motivatiebrief met in ieder geval een antwoord op de volgende vragen:
• Wat spreekt jou zo aan in een baan als office manager bij Limelight Foundation?
  • Kun je een voorbeeld geven van jouw organisatietalent? Welk project is dankzij jouw inzet een succes geworden? Hoe heb je dit aangepakt en wat was het resultaat?
  • Waarom ben jij geschikt voor deze rol?

Wil je eerst nog wat meer weten over de rol? Stuur dan een e-mail naar merel@limelight.foundation

Procedure

Een eerste gesprek zal worden gepland in de week van 30 mei 2022. Ga je door naar de tweede ronde (in de week van 13 juni), dan volgt er een praktijkopdracht die we met je bespreken in het tweede gesprek. Rond die tijd spreken we ook graag met twee professionele referenties die bevestigen dat jij geknipt bent voor deze rol. Uiteraard zullen we niemand benaderen zonder jouw toestemming.