Medewerker Service Centrum Personeel

Waar ga je werken?

Je komt te werken binnen de afdeling HR, bestaande uit elf collega’s. Binnen deze afdeling maak je deel uit van het Service Centrum Personeel (SCP), waarin je samenwerkt met drie directe SCP-collega’s. Het SCP is onder andere verantwoordelijk voor de personeels- en salarisadministratie. Je werkt nauw samen met de HR-adviseurs en ondersteunt leidinggevenden en medewerkers binnen HKU. 

De afdeling HR heeft de afgelopen jaren belangrijke stappen gezet in het realiseren van een kwaliteitsgericht HR-beleid, met veel aandacht voor ontwikkeling. De komende jaren staan de employee journey en het versterken van het werkgevers- en werknemerschap centraal. Het Service Centrum Personeel speelt hierin een cruciale rol, als het kloppend hart van de HR-functie binnen HKU, met optimale dienstverlening en ondersteuning als speerpunten.

Hogeschool voor de Kunsten Utrecht (HKU) is met ruim 4.300 studenten de grootste kunsthogeschool in Nederland en daarmee ook één van de grootste op kunst, cultuur, creatieve industrie en kunsteducatie gerichte kennisinstituten van Europa. HKU kent een breed aanbod aan opleidingen verdeeld over negen schools.

HKU staat midden in de samenleving en maakt de toekomst. Samen leren, onderzoeken en maken staat centraal. We zijn geworteld in Utrecht en nationaal en internationaal opererend. De ambitie van HKU is ‘het bieden en organiseren van uitstekend kunstvakonderwijs en kunstonderzoek met betekenis en impact op mens en samenleving’. Wij staan als HKU midden in die samenleving en zijn zo divers en inclusief mogelijk. Ons succes staat of valt met de kwaliteit van onze mensen en de ideeën die zij hebben. Daarom zijn we nieuwsgierig naar jouw talent en hoe jij het verschil maakt voor onze organisatie. 

Wat ga je doen? 

In jouw rol als medewerker van het Service Centrum Personeel ondersteun je, samen met de HR-adviseur, de directeuren van scholen en organisatieonderdelen bij de uitvoering van uiteenlopende HR-processen. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor vragen over personele zaken en zorgt dat alles administratief en inhoudelijk op rolletjes loopt. Jouw takenpakket is divers en bestaat onder andere uit:

Onboardingproces

• Het (mede) verzorgen van uitzetten vacatures via diverse kanalen;
  
• Ondersteunen selectieproces, denk hierbij aan uitnodigen van kandidaten en inplannen van gesprekken;
• Verwerken van de gegevens van nieuwe werknemer in Hr2day;
• Opmaken arbeidsovereenkomst.

Personeels- en salarisadministratie

• Het registreren van mutaties in zowel de personeels- als salarisadministratie in Hr2day via voor gedefinieerde procesdefinities;
• Het verzorgen van correspondentie voorvloeiende uit deze mutaties;
• Opmaken wijzigingen arbeidsovereenkomst, addenda en bevestigingsbrieven etc.;
• Het beoordelen en verwerken van door medewerkers ingediende declaraties en vergoedingen;

Verzuimadministratie

• Verwerken ziek- en hersteld meldingen;
• Signaleren en uitvoeren van acties voortvloeiende uit Wet Verbetering Poortwachter;
• Het aanbrengen van mutaties en ondernemen van acties voortvloeiende uit rapportages van de bedrijfsarts.

Helpdeskfunctie voor medewerkers

• Het ondersteunen van medewerkers bij vragen over HKU en CAO regelingen zoals: verlof, declaraties, overwerk, fietsregeling, thuiswerken etc.
• Het beantwoorden van vragen inzake gebruik Hr2day;
• Het beantwoorden van vragen over salarisbetalingen.

Wat breng jij mee?

Je bent zorgvuldig, servicegericht en houdt van aanpakken. Dankzij jouw ervaring en scherpe blik weet je wat er nodig is om HR-processen soepel te laten verlopen. Verder breng je het volgende mee:

• Een afgeronde mbo-opleiding in HRM (of vergelijkbaar), affiniteit en enkele jaren werkervaring met salaris- en personeelsadministratie;
• Ervaring met HR-systemen, bij voorkeur met HR2day (of vergelijkbare software);
• Goede communicatieve vaardigheden en een toegankelijke, klantgerichte en proactieve houding;
• Het vermogen om procesmatig te denken en nauwkeurig te werken — je zorgt dat zaken goed én op tijd worden afgerond;
• Een positieve instelling: je bent een teamspeler die verantwoordelijkheid neemt én altijd oog houdt voor verbetering.

Wat bieden wij?

• Voor deze functie bieden we je een salaris conform de cao-hbo én aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Het bruto maandsalaris bedraagt – afhankelijk van opleiding en ervaring – bij een fulltime dienstverband minimaal € 3.312,- en maximaal € 4.377,- (schaal 8);
• Wij bieden een dienstverband voor één jaar, met – bij goed functioneren – uitzicht op een vast dienstverband.
• Vakantietoeslag (8%) en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• Tijd en faciliteiten voor je professionalisering, vitaliteit en duurzame inzetbaarheid;
• Een goede pensioenregeling, reiskostenvergoeding woon-werk, ouderschapsverlof en nog veel meer.

Wil je meer informatie en/of solliciteren?

• Voor vragen ben je van harte welkom bij Karlijn Verburgh, via karlijn.verburgh@hku.nl of Arvid van Saane (Hoofd HR) via arvid.vansaane@hku.nl. Gebruik het mailadres uitsluitend voor het stellen van vragen.
• Je kunt solliciteren tot en met 14 december 2026. Wacht niet met solliciteren tot de deadline. Gedurende de publicatie plannen wij mogelijk al gesprekken in. Als we onze nieuwe collega hebben gevonden, sluiten we de vacature eerder.

De vacature wordt gelijktijdig in- en extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.