Managementassistent

Dit ga je doen

In deze functie werk je met name voor de sectordirecteur van de sector Onderzoek en Onderwijs (O&O) en de twee wetenschappelijk directeuren. Ons onderzoek en onderwijs zijn van een hoog academisch niveau en worden in nauwe samenwerking uitgevoerd met nationale en internationale universiteiten, hogescholen en collega instituten. In deze context voer je alle voorkomende secretariële en administratieve werkzaamheden uit. Je beheert de (complexe) agenda’s, zorgt dat de directeuren overal goed beslagen ten ijs komen en dat hun (externe) bezoeken en buitenlandse reizen vlekkeloos verlopen. Je organiseert diverse bijeenkomsten en vergaderingen. Je bent het aanspreekpunt voor interne en externe relaties en beheert en verstrekt (vertrouwelijke) informatie volgens de geldende richtlijnen. Met overzicht op het geheel en inzicht in de processen beschik je over het vermogen om, ook in situaties met de druk van deadlines en opdrachten van meerdere personen, tijdig de juiste actie te ondernemen.

Profiel en functie-eisen

Wij zoeken een enthousiaste en vaardige managementassistent met HBO werk- en denkniveau en met minimaal 5 jaar relevante ervaring in een vergelijkbare organisatie, bij voorkeur in een academische omgeving. Je hebt een dienstverlenende instelling, krijgt energie van het regelen van praktische zaken en het ‘ontzorgen’ van jouw directeuren. Je signaleert knelpunten, onderkent de impact en weet met gevoel voor verhoudingen (organisatiesensitiviteit) proactief actie te ondernemen. Het spreekt voor zich dat je discreet en accuraat bent, dat jouw beheersing van het Nederlands en Engels (in woord en geschrift) uitstekend is en dat je goed prioriteiten kunt stellen. Je bent een absolute teamspeler waardoor je er samen met je directe collega’s voor zorgt dat het directiesecretariaat een optimale ondersteuning biedt aan de directie.

De afdeling

Naturalis is een veelzijdige organisatie, verdeeld over vier sectoren. Het directiesecretariaat ondersteunt de algemeen directeur en sectordirecteuren in de breedste zin van het woord en is daarmee de verbindende factor tussen de directieleden en de sectoren. Het team bestaat uit drie managementassistenten waarvan één leidinggevend coördinator. 

Ons aanbod

Een functie in een dynamische en fascinerende werkomgeving. Een organisatie met een grote diversiteit aan professionals met liefde voor de natuur en biodiversiteit. Het salaris ligt tussen € 3.111,- en € 3.951,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek (schaal 8 Museum cao). Je krijgt ook een tegemoetkoming in de reiskosten, vakantietoeslag en een eindejaarsuitkering (3,4%). De aanstelling is voor 32-36 uur en voor de periode van 12 maanden, met uitzicht op verlenging voor onbepaalde tijd.

Bij indiensttreding dient een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te worden overlegd.

Informatie en sollicitatie

Voor inhoudelijke informatie kun je contact opnemen met het directiesecretariaat via directiesecretariaat@naturalis.nl. Voor procedurele informatie neem je contact op met de afdeling P&O via sollicitaties@naturalis.nl. Laat ons zo snel mogelijk weten waarom jij als managementassistent bij ons aan de slag wilt en waarom je denkt dat je geschikt bent voor deze functie. We vragen je uiterlijk 11 november 2024 te reageren door gebruik te maken van het sollicitatieformulier.

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Een aanstelling op ZZP-basis behoort niet tot de mogelijkheden.