Managementassistent Kliniek en Polikliniek

Wat ga je doen?

Voor de kliniek en polikliniek van Jellinek Amsterdam zijn we op zoek naar een managementassistent. Jij bent iemand die graag andere mensen helpt. Daarnaast ben je administratief handig, kan je goed multi-tasken en organiseren en voel je je thuis binnen de (poli)klinische zorg in de GGZ.

Je verzorgt samen met twee directe collega’s de secretariële ondersteuning van de managers bedrijfsvoering en behandelzaken van de kliniek en polikliniek aan de Jacob Obrechtstraat in Amsterdam. Hieronder valt o.a. het verwerken van personeelsmutaties, ziek- en herstelmeldingen en het bijhouden van het roosterprogramma. Ook plan je afspraken in en bent vraagbaak op diverse gebieden voor de medewerkers van de teams. Daarnaast werk je samen met de andere management assistenten van Jellinek Amsterdam en vang je elkaars werk op tijdens vakanties.

Een greep uit jouw werkzaamheden:

• Je zorgt voor de invoer en verwerking van personeelsmutaties en ziek- en herstelmeldingen in YouForce en het bijhouden van het roosterprogramma OWS;
• Je verzorgt o.a. agendabeheer van de managers, handelt telefoon- en e-mailverkeer af, plant afspraken in en doet bestellingen;
• Je zorgt voor een goede afhandeling van facturen en de (digitale) kleine kas;
• Je bent de vraagbaak voor de behandelaren uit de teams, denk hierbij aan verlofzaken, inplannen van groepsruimtes en allerlei andere soorten vragen;
• Je kent de lijntjes binnen Jellinek en Arkin en weet waar je moet zijn om zaken te regelen;
• Samen met je collega’s houd je de aanmeldingen bij van de interne trainingen, maakt waar nodig inwerkschema’s voor nieuwe medewerkers, vangt nieuwe medewerkers op tijdens hun eerste werkdag en verzorgt de wekelijkse nieuwsbrief;
• Je draagt zorg voor een efficiënte en optimale planning van de werkzaamheden en brengt actief structuur aan in de dagelijkse gang van zaken;
• Je signaleert en inventariseert knelpunten omtrent efficiëntie en stelt praktische verbeterpunten aan de orde.

Wij bieden jou

• Wij bieden een jaarcontract voor 32-36 uur, met de intentie om dit te verlengen of om te zetten in een vast contract.
• Je standplaats is Jacob Obrechtstraat 92 te Amsterdam. Je werkt afwisselend thuis en op locatie, waarvan je minimaal 2 dagen aan de Jacob Obrechtstraat bent;
• Arbeidsvoorwaarden en salariëring zijn volgens de CAO GGZ. De functie is afhankelijke van kennis en ervaring ingeschaald in schaal 40 of schaal 45 (max € 3.541 bij schaal 40 of max € 3.863 bij schaal 45);
• Een eindejaarsuitkering van 8,33%, 8% vakantiegeld en je bouwt een goed pensioen op bij Pensioenfonds Zorg en Welzijn;
• Voor woon-werkverkeer en dienstreizen een 2e klasse mobiliteitskaart, ook te gebruiken voor OV-fiets of een km vergoeding;
• Korting op verzekeringen bij Univé en Centraal Beheer;
• Een thuiswerkregeling met vergoeding voor werkplekinrichting en vergoeding voor thuiswerkdagen;
• Arkin biedt met 11 specialismen op verschillende locaties ook veel mogelijkheden op langer termijn voor jouw professionele ontwikkeling en persoonlijke groei;
• Een meerkeuzesysteem waarbij je brutoloon kunt gebruiken voor extra vakantie-uren, fietsaanschaf en aanvullende reiskostenvergoeding;
• Voor jouw welzijn een jaarlijks vitaliteitsbudget van maximaal €100,- (bij een vast dienstverband van minimaal 18 uren per week) en een balansbudget van €500,- (naar rato dienstverband) en toegang tot het platform Nrgize voor deelname aan activiteiten zoals bootcamp, yoga en salsa dansen.

Wat breng je mee?

• Je beschikt over een relevant MBO-4 diploma, bijvoorbeeld office & management support;
• Je hebt ervaring met MS office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint), hebt affiniteit met IT en bent in staat om nieuwe systemen snel eigen te maken;
• Je bent positief, gastvrij, denkt mee en bent oplossingsgericht.
• Je werkt gestructureerd en kunt goed overzicht bewaren;
• Je houdt van werken in een klein team en de dynamiek van een grote afdeling;
• Je communiceert helder en duidelijk, zowel mondeling als in geschrift;
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie, hebt goede sociale vaardigheden zoals tact, gevoel voor verhoudingen en omgaan met verschillende belangen;
• Ervaring in een soortgelijke functie is een pre;
• Ervaring met Youforce en OWS is een pre.

Werken bij ons

Jellinek is de expert op het gebied van verslaving. Jellinek heeft als eerste in de verslavingszorg een TOPGGZ erkende afdeling en biedt daarmee kwalitatief hoogwaardige zorg. Jellinek is sterk in preventie én behandeling. 

Jellinek is een van de 11 specialismen van Arkin. Samen zijn we de expert op het gebied van de psychiatrie en verslavingszorg. Met elkaar maken we ons sterk voor de mentale veerkracht van onze cliënten.

Meer weten over deze vacature?

Voor meer informatie of eventuele vragen over de functie kun je contact opnemen met Lisa Bos (manager bedrijfsvoering polikliniek Amsterdam) via 06-15877527 en lisa.bos@jellinek.nl of met Annefleur Kok (manager bedrijfsvoering KBA, kliniek Amsterdam) via 06-21345458 en annefleur.kok@jellinek.nl

Reageren kan zolang de vacature online staat. Hebben wij een nieuwe collega mogen verwelkomen dan wordt de vacature gesloten.

Deze vacature is gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid gaan interne kandidaten voor in de procedure.