Management Assistent

Over het Louis Bolk Instituut

Het Louis Bolk Instituut is een non-profit onafhankelijk kennisinstituut. We bestaan al meer dan 45 jaar en samen met 58 collega’s ontwikkelen we kennis waarbij we gebruikmaken van een integrale aanpak en systeemvisie. Wij werken aan het versterken van natuurlijke systemen en processen, of dat nu een agrarisch gebied is, een bedrijf, een stadswijk of een patiënt. Dat doen we samen met betrokkenen via participatieve methoden. Zo dragen wij concreet bij aan gezondheid en vitaliteit, een veerkrachtige natuur inclusief voedselsysteem en een duurzame leefomgeving.

De organisatorische omgeving waarin je komt te werken bestaat uit twee directieleden, waarvan er één algemeen bestuurder is. Deze organisatie heeft een Raad van Toezicht en een ondernemingsraad. Het secretariaat bestaat uit twee collega’s.

Wat ga jij als Management Assistent bij ons doen?

Je primaire taak is het ondersteunen van de twee directieleden en je zorgt ervoor dat zij in hun rol optimaal kunnen functioneren. Je hebt een zeer divers takenpakket waarin er ruimte is om aanvullende taken op te pakken in lijn met jouw affiniteit. Jij regelt en organiseert afspraken (intern en extern) voor de directie, beheert hun agenda’s, notuleert vergaderingen en organiseert o.a. evenementen intern en extern voor de organisatie. Als teamspeler pak je samen met je collega’s van het secretariaat de taken op.

Wat zijn je werkzaamheden?

• Complex agendabeheer
• Coördineren van de bezetting van het secretariaat
• Coördineren implementatie van verbeteringen in werkprocessen en de vastlegging van standaarden op het secretariaat
• Ondersteunt de bestuurder in de contacten en met interne en externe bijeenkomsten
• Notuleren en uitwerken diverse overleggen en opvolgen acties
• Meehelpen bij het opstellen van brieven en overige correspondentie (digitaal of per post)
• Ondersteunen en meedenken van de directie bij de uitvoering en implementatie van (nieuw) beleid
• Daarnaast behandel je met je collega’s op het secretariaat de inkomende mail, telefoon en postverzending

Wat vragen wij van jou als Management Assistent?

We zoeken iemand die representatief is (passend bij de stichting), beschikbaar op reguliere kantooruren, initiatief neemt en goed is in samenwerken. Met aandacht voor detail durf je je werk op te pakken, te structureren en daarin beslissingen te nemen. Je bent goed met agenda- en mailbeheer, organiseren van vergaderingen en grotere bijeenkomsten en notuleren. Je doet veel zelfstandig maar vraagt geregeld feedback. Je stemt frequent met collega’s op het secretariaat en onderzoekers af of de aanpak passend is. Je bent in staat een verlengstuk te zijn van de directie als het gaat om interne aanspreekbaarheid en bereikbaarheid van de directie.

• Een relevante opleiding en cursussen gelijk aan HBO niveau of vergelijkbare ervaring
• Minimaal 5 jaar ervaring in een zelfstandige soortgelijke functie
• Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
• Goede beheersing van de gangbare office pakketten als Word en Excel, en ervaring met Outlook qua mail en agenda’s
• Probleem oplossend vermogen, inzicht in processen, aandacht voor details en je bent praktisch en resultaatgericht ingesteld
• Hybride werken is beperkt mogelijk in overleg

Wat bieden wij jou als Management Assistent?

Jij mag veel van ons verwachten. Je komt terecht bij een ambitieus bedrijf waar op de werkvloer geen hiërarchie heerst, maar een informele werksfeer.

• Wij bieden jou o.a.:
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract voor onbepaalde tijd
• Een dynamische en uitdagende mensgerichte werkomgeving
• Een bruto salaris van € 2 .600,00 - € 4.150,00 per maand o.b.v. een fulltime 38 uur dienstverband
• 8% vakantiegeld en je kunt middels het keuzemodel loonbestanddelen inruilen zoals bijvoorbeeld een bijdrage aan (elektrische fiets), extra vakantiedagen
• Een ideaal te bereiken werklocatie in Bunnik per auto of openbaar vervoer
• 25 vrije dagen per jaar o.b.v. een fulltime dienstverband
• Goede pensioenregeling
• Een passende reiskostenregeling
• Ruimte en budget voor persoonlijke ontwikkeling

Solliciteer direct!

Stuur je sollicitatie naar solliciteren@louisbolk.nl. Voor meer informatie over deze vacature kun je vrijblijvend contact opnemen met Klaas Berkhof (HR-manager). Je kunt hiervoor bellen naar het secretariaat, telefoonnummer 0343 523 860.

Sluitingsdatum: 17 april