Functioneel beheerder Studentenzaken

Wat ga je doen?

Functioneel beheer: Je bent verantwoordelijk voor het beheer van systemen zoals Studielink en Educator (het studenteninformatiesysteem). Je signaleert foutieve processen, onderneemt proactief actie en monitort de voortgang. Je onderhoudt contact met beheerders van Studielink en DUO, en intern met de afdeling Informatisering en Automatisering (I&A) en de gebruikers van deze systemen. 

Data-analyse en controle: Je voert controles uit om ervoor te zorgen dat de AHK de juiste overheidsfinanciering ontvangt. Je controleert of de gegevens in het SIS en bij DUO kloppen, levert correcte studentinformatie aan het managementinformatiesysteem en onderzoekt en corrigeert eventuele fouten. 

Coördinatie met ketenpartners: Je bent het aanspreekpunt en contactpersoon voor verschillende instanties. Als coördinator representeer je de AHK bij Studielink. Je zal aansluiten bij vergaderingen met Studielink coördinatoren van andere onderwijsinstellingen en input geven over nieuwe ontwikkelingen m.b.t. ons SIS. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het juist invullen en onderhouden van het Register Instellingen en Opleidingen (RIO). Ook ben jij de contactpersoon binnen de AHK die de meldingen vanuit DUO in de gaten houdt en controles uitvoert. Je signaleert o.a. ontwikkelpunten of knelpunten en rapporteert proactief richting de ketenpartners en naar je teamhoofd. 
 
Je bent het aanspreekpunt voor verschillende instanties en vertegenwoordigt de AHK in overleggen met Studielink-coördinatoren van andere onderwijsinstellingen. Je denkt mee over nieuwe ontwikkelingen rondom het studenteninformatiesysteem. Daarnaast zorg je voor het correct invullen en bijhouden van het Register Instellingen en Opleidingen (RIO). Binnen de AHK houd jij meldingen van DUO in de gaten, voer je controles uit en signaleer je verbeterpunten of knelpunten. Deze bespreek je actief met ketenpartners en je teamhoofd.

Verdere werkzaamheden zijn: 

• Je biedt ondersteuning en advies bij het inrichten van onze bronsystemen, waarin gegevens van studenten worden vastgelegd.
• Je draagt bij aan de uitvoering van processen met betrekking tot studentadministratie binnen de AHK. Hierbij herken je knelpunten, doe je voorstellen voor verbeteringen en werk je actief mee aan oplossingen die de organisatie als geheel ten goede komen.
• Je draagt bij aan overleggen m.b.t. Educator: het kerngebruikersoverleg voor interne stakeholders, en de OLO (operationeel leveranciers overleg) met de leverancier. 
• Ten slotte ondersteun je het team van de Centrale Studentenadministratie in de drukke zomerperiode met alle inschrijvingen.

Wie ben jij?

• Je werkt secuur en zorgvuldig. Je hebt oog voor details.
• Je weet precies hoe je de vraag achter de vraag kunt achterhalen en geeft goed onderbouwd advies dat binnen de richtlijnen past. Je hebt daarbij een scherp oog voor oorzaak en gevolg.
• Je bent van nature nieuwsgierig en hebt doorzettingsvermogen. 
• Je denkt in oplossingen en bent vindingrijk en creatief 
• Je hebt een proactieve houding en bent een fijne sparringpartner.
• Je bent analytisch sterk en resultaatgericht;
• Samenwerken staat hoog in je vaandel. De functie vereist communicatie en samenwerkingsvaardigheden om met verschillende afdelingen te schakelen en oplossingen te implementeren. 
• Je kunt informatie filteren en onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken.

Wat neem je mee?

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring in functioneel beheerders taken en beheer van administratieve processen is een pré.
• Kennis van Studielink en het Hoger Onderwijs landschap is een pré.
• Je hebt een goede beheersing van Microsoft Office pakket, met name Excel.
• Je hebt goede kennis van Nederlands en Engels (mondeling, schriftelijk). 

Dit zijn wij

De Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten (AHK) bestaat uit de Breitner Academie, de Academie van Bouwkunst, het Conservatorium van Amsterdam, de Nederlandse Filmacademie, de Reinwardt Academie en de Academie voor Theater en Dans.
 
Over de afdeling
De Centrale Studentenadministratie (CSa) is een onderdeel van de Centrale administratie en inkoop en verzorgt de jaarlijkse in- en uitschrijving van ongeveer drieduizend studenten en duizend cursisten voor de hogeschool. Daarnaast is de CSa verantwoordelijk voor studentendebiteurenbeheer, alle zaken omtrent de verblijfsvergunningen van niet-Europese studenten en de collegekaarten.

De CSa bestaat uit een team van vijf collega’s die nauw met elkaar in contact staan en die er altijd naar streven om elkaar te helpen. De functie Functioneel Beheerder Studentzaken is een zelfstandige functie binnen het bestaande CSa-team. 

Dit bieden wij 

Wij bieden je een inspirerende werkomgeving in het hart van Amsterdam. In eerste instantie krijg je een dienstverband voor een jaar met uitzicht op een vaste aanstelling. Het bruto maandsalaris bedraagt minimaal € 3.609,94 en maximaal € 4.909,21 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband.  

De AHK biedt aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden volgens de cao-hbo, zoals een eindejaarsuitkering van 8,3%, een ABP-pensioenregeling, een ruime vakantieregeling, goede reiskostenvergoeding en studie- en ontwikkelingsmogelijkheden.  
Voor deze functie is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) nodig.

Interesse? 

Past deze baan bij jou? Dan zien wij graag je CV met motivatie tegemoet. Je mag je sollicitatie t/m 8 juni sturen naar; vacature-sb@ahk.nl. De eerste gesprekken vinden plaats in de week van 16 juni. Voor vragen kun je contact opnemen met: Wina van Sprang, Functioneel Beheerder Studentzaken, 020-527 7733 wina.vansprang@ahk.nl (t/m 31 mei op ma, di, do). Na 31 mei kun je contact opnemen met Christy-Anne Kieskamp, Hoofd Centrale Studentenadministratie, 020 521 4445, christy-anne.kieskamp@ahk.nl. 
 
Wij stellen graag zelf ons team samen en doen daarom niets met acquisitie naar aanleiding van deze vacature.