Directiesecretaris

De functie

In de functie van directiesecretaris ben jij een onmisbare partner van de stadsdeeldirecteur. Je ondersteunt en adviseert deze in de veelzijdige rol als algemeen directeur en strategisch adviseur van het Dagelijks Bestuur. Met jouw inzet help je dagelijkse verbindingen te versterken met managers, medewerkers binnen het stadsdeel, de Ondernemingsraad en collega’s van andere directies. Iedere twee weken lever je een scherpe, impactvolle annotatie die de directeur gebruikt in overleg met stadsdeeldirecteuren. Daarnaast bereid je elk kwartaal de prestatiedialoog voor met de clusterdirecteur.

Je speelt ook een cruciale rol in het wekelijkse MT-overleg, waarbij je het team adviseert over belangrijke stukken, zelf stukken schrijft en zorg draagt voor een overzichtelijke termijnagenda. Jouw terugkoppelingen en heldere communicatie houden iedereen op koers, en maken gezamenlijke afspraken toegankelijk voor managers en collega’s.

Naast het ondersteunen, neem jij vaak zelf initiatief. Of het nu gaat om het opzetten van projecten zoals evenementen, managementdagen of waarderingslunches: jij weet het tot een succes te maken. Met jouw energie en overtuigingskracht stimuleer je processen en bewaak je de voortgang, waarbij je altijd streeft naar samenwerking en integrale oplossingen die echt het verschil maken voor het stadsdeel.

Stap in deze rol en draag bij aan een inspirerende werkomgeving waarin jouw visie, advies en daadkracht het verschil maken voor de stad en haar mensen. 

Dit doe je op een gemiddelde werkdag

• Maandagochtend kijk je in jouw mailbox of je de input hebt ontvangen voor de annotatie voor de stadsdeeldirecteur. 's Middags is het stadsdeeldirecteurenteam en om 11:30 uur heb je een overleg met de directeur om de annotatie door te nemen. Je voegt de input, die je vorige week hebt uitgevraagd bij verschillende collega's, samen met jouw eigen inbreng en neemt de belangrijkste punten door met de directeur.
• Daarna leg je de laatste hand aan een overzichtelijk stuk dat je hebt gemaakt voor de managers over de regels rond ‘werken in het buitenland’. Zodra dit gereed is, zal je het agenderen voor het MT-overleg.
• Om 12:30 uur schuif je aan bij de weekstart van stadsdeel West. Je wilt graag op de hoogte blijven van wat er speelt in het stadsdeel en geniet ondertussen van het kopje soep.
• 's Middags ben je bezig met de voorbereiding van het agendaoverleg met de OC. Hebben we voldaan aan alle afspraken die de directeur heeft gemaakt en welke punten willen we zelf agenderen voor het overleg.
• Je ziet in de mailbox van de directeur dat er een nieuwsbrief voor de directeuren is binnenkomen. Deze voeg je nog toe aan het MT-overleg van komende woensdag.
• Je zet een afspraak in de agenda van een aantal collega's om de volgende brede managementbijeenkomst voor te bereiden. Ditmaal is het thema integriteit.
• Aan het einde van de dag check je nog even AFIS en je handelt een paar facturen af. Je kijkt in jouw agenda. Morgen aanschuiven bij de prestatiedialoog van de gebiedspool. Met een tevreden gevoel sluit je jouw computer af.

Hier ga je aan de slag

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Je komt te werken bij de afdeling Bestuur & Organisatie van Stadsdeel West. De afdeling B&O is een afdeling waar alle opgaven van het stadsdeel samenkomen; een afdeling die het realiseren van zowel bestuurlijke als organisatiedoelstellingen mogelijk maakt en zich op het snijvlak bevindt van de driehoek ‘verlengd lokaal bestuur – gebiedsgericht werken – excellente uitvoering’. De afdeling is opgebouwd uit de onderdelen bestuursondersteuning, directieondersteuning, ‘IAV’ en veiligheid. De functie van directiesecretaris valt rechtstreeks onder de afdelingsmanager.

Dit breng je mee

Voor de functie van directiesecretaris beschik je over:

• Een wo-werk en denkniveau;
• Minimaal 3 jaar werkervaring met strategische advisering;
• Minimaal 3 jaar werkervaring met het werken in een lokaal bestuurlijke en ambtelijke omgeving.

Aan competenties breng je mee:

• Resultaatgerichtheid: Je blijft je richten op het afgesproken resultaat of het gestelde  doel, ook bij problemen, tegenslag, tegenwerking of afleidingen.
• Samenwerken: Je stelt samenwerking voorop, zonder daarbij het belang van de eigen organisatie uit het oog te verliezen.
• Overtuigingskracht: Je bereikt acceptatie van een voorstel bij anderen en je hebt duidelijk overwicht.
• Omgevingssensitiviteit: Je doorziet gemeentelijke, politiek-bestuurlijke, culturele en  maatschappelijke ontwikkelingen alsmede zicht hebben op de betekenis daarvan voor normen en waarden, belangen en posities van anderen en daarmee om kunnen gaan.
• Plannen: je plant en coördineert werkzaamheden en acties efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek.

Dit bieden we jou

Als Directiesecretaris kom je ons minimaal 32 en maximaal 36 uren per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden:

• Een bruto maandsalaris van minimaal € 5.070,- en maximaal € 6.862,- (schaal 12) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt. 
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 24 maanden, als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam, met daarna de mogelijkheid op verlenging van nog eens 12 maanden.
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je uitgeleend middels een overeenkomst tijdelijke inzet.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling bij ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs.
• Een reiskostenvergoeding van €0,21 per kilometer wanneer je reist met het openbaar vervoer, €0,15 wanneer je reist met de fiets of lopend en €0,10 wanneer je met de auto reist. Er geldt een maximum van 45 kilometer per enkele reisafstand. 
• Een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per werkdag dat je thuis werkt. 
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.
• Hybride werken: in deze functie kun je deels thuis en deels op kantoor werken. We bieden (thuis)werkmiddelen aan om je werkplek veilig en gezond in te richten.
• Een mobiele telefoon en werklaptop.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregeling Gemeente Amsterdam (PGA).  

Heb je nog vragen?

Bij vragen over de functie neem je contact op met Mirte de Groot, Hoofd Bestuur & Organisatie, via e-mailadres Mirte.de.Groot@amsterdam.nl of telefoonnummer 06-30516044. Om meer te weten te komen over de organisatie neem je contact op met Houda Boukdid, Strategisch adviseur, via telefoonnummer 06-21111799. Voor vragen over de sollicitatieprocedure neem je contact op met Rina Stam, P&O adviseur, via e-mailadres rina.stam@amsterdam.nl.

Solliciteren naar deze baan

• Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we je sollicitatie graag uiterlijk 12 januari 2025 via de ‘direct solliciteren’ button.
• Wij ontvangen graag je motivatiebrief, waarin je in maximaal 1 A4 pagina toelicht waarom jouw werkervaring, kennis en competenties aansluiten bij deze functie. Je motivatie wordt meegewogen tijdens de selectieprocedure.
• De selectieprocedure start meteen na de sluitingstermijn en bestaat uit in ieder geval 2 gesprekken, een selectiegesprek met een commissie en daarna een gesprek met de directeur.
• Sluit je cv aan op de functie-eisen, dan nodigen we je graag uit voor een sollicitatiegesprek.
• De gesprekken vinden fysiek plaats op onze kantoorlocatie aan het Bos en Lommerplein te Amsterdam.
• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen we niet in behandeling.