Directie-assistent(e)

De Nieuwe Kerk | H’ART Museum wil cultuur toegankelijk maken voor een breed publiek. Daarbij vinden we het belangrijk dat onze werkomgeving een afspiegeling is van de diversiteit in onze samenleving. We nodigen daarom iedereen uit om te solliciteren, en bij gelijke geschiktheid geven we graag de voorkeur aan kandidaten die onze werkomgeving divers en inclusiever maken. 

Als directie assistent

• Ontzorg je voor een groot deel de Directrice maar vind je het ook niet erg als ze zelf een keer een afspraak in haar agenda zet of haar koffie haalt;
• weet je wie, wanneer en waarom iemand in de agenda staat, maar ook wanneer dat niet kan en weet je dat goed uit te leggen en zorg je ervoor dat de Directrice op tijd daar is waar ze moet zijn;
• bereid je directie- en hoofdenvergaderingen voor, notuleer en bewaak je de hieruit voortkomende acties en besluiten;
• verzorg je het bestuurssecretariaat van twee stichtingen in overleg met de Directie;
• beoordeel je inkomende (digitale) communicatie op het belang en prioriteit en handel je deze waar mogelijk zelfstandig af;
• heb je kennis van de officiële regels rondom mondelinge en schriftelijke communicatie met het Koningshuis;
• stel je correspondentie, notulen en andere documenten op;
• onderhoud je contact met externen, zowel in binnen en buitenland;
• kom je dus in aanraking met veel verschillende relaties uit binnen- en buitenland van de Directrice en weet je hoe hiermee om te gaan.
• zorg je voor de agenda en stukken voor de reguliere overleggen tussen Directie en Raad van Toezicht;
• kun je onzichtbaar aanwezig zijn;
• heb je affiniteit met de culturele sector;
• weet je wanneer er ongevraagd wat van je gevraagd wordt en handel je daar naar;
• ben je de oren en ogen van de Directrice. Ze ziet zelf ook veel, maar niet alles;
• heb je er geen moeite mee om een keer een stap extra te zetten omdat je weet dat dat zich elders compenseert;
• vind je het niet erg dat er een keer iets gedaan moet worden dat niet hierboven in het rijtje is vermeld.

Wat wij bieden

1. Een inspirerende en afwisselende functie voor 30 uur per week (0,8 FTE, voltijd werkweek is 37,5 uur) midden in het hart van cultureel Amsterdam.
2. Naargelang je kennis, vaardigheden en kunde wordt je salaris ingeschaald in salarisschaal 11: € 3.803 - € 5.359 bruto op basis van een voltijd dienstverband.
3. 8% vakantietoeslag.
4. 25 vakantiedagen.
5. Reiskostenvergoeding volgens de regeling van DNK | HM.
6. Een telefoonkostenvergoeding of sim-kaart in bruikleen.
7. Een laptop in bruikleen.
8. Korting in de museumwinkels.
9. Gratis bezoek van de tentoonstellingen in DNK | HM.
10. Een functie die heel veel uitdaging biedt vanwege de veelzijdigheid.
11. Een stimulerende werkomgeving waar ruimte is voor eigen inbreng en professionele groei.

Wie zoeken wij?

De ideale directie-assistent voor onze Directrice:

• heeft bij voorkeur een secretariële of managementsupport opleiding afgerond of eerder aantoonbare verworven competenties;
• is een sterke planner, communicator en is in staat op hoger niveau mee te denken en te overzien;
• heeft een aantal jaar werkervaring in een soortgelijke functie;
• heeft humor en durft ook tegen haar nee te zeggen of streng te zijn als het moet;
• zal haar op tijd voorzien van haar lunch en koffie zodat ze energiek de dag doorkomt;
• Is niet iemand van de oude “secretaresse-stempel”;
• kan naast het werken met Office (PowerPoint, Outlook etc) ook met AI-tools omgaan die het werkleven van de Directrice en zichzelf makkelijker maken;
• beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift; als het in het Duits en/of Frans op hetzelfde niveau is, is dat zeker een plus;
• communiceert makkelijk op alle niveaus en met iedereen;
• is servicegericht en representatief;
• kan omgaan met vertrouwelijke informatie, is integer en discreet;
• is niet snel onder de indruk van niet voorziene situaties en daardoor oplossingsgericht en flexibel.

Over ons

De Nieuwe Kerk | H'ART Museum Amsterdam (DNK | HM) biedt een dynamische omgeving waar kunst, cultuur en educatie samenkomen. We zijn met 54 collega’s die bijdragen aan de missie en visie van de organisatie: De Nieuwe Kerk en het H’ART Museum brengen kunst en verhalen van over de hele wereld naar Amsterdam en presenteert ze op nieuwe en onverwachte manieren. Geweldige kunst raakt in het hart.

Sluit jouw profiel aan bij onze ideale Directie-assistent? Mail dan uiterlijk woensdag 6 augustus 2025 jouw sollicitatie die bestaat uit een korte en krachtige onderbouwing en je cv naar hr@hartmuseum.nl onder vermelding van vacature Directie-assistent, ter attentie van Christiènne of Giel van de afdeling HR.