Directie Assistent Zakelijk Directeur

'Het Van Gogh Museum inspireert een divers publiek met het leven en werk van Vincent van Gogh en zijn tijd’. Al onze collega’s leveren met hun eigen expertise een bijdrage aan deze missie. Samen maken we mooie stappen en we staan open voor wat er gebeurt om ons heen. We lopen graag voorop en werken daarbij intensief samen met anderen. We richten ons zowel op onze directe omgeving als op de internationale wereld. Voor het team Management Support zijn we op zoek naar een Directie Assistent Zakelijk Directeur Van Gogh Museum

Wat ga je doen?

Als directie assistent verleen jij allereerst ondersteuning aan de Zakelijk Directeur, Rob Groot. Je bent voor hem een spin in het web en met jouw autonome werkhouding zorg jij ervoor dat hij zijn in- en externe taken kan uitvoeren. Daarnaast werk je nauw samen met de directie assistent van de Algemeen Directeur, zijn jullie elkaars back up en vorm je gezamenlijk een “twee-eenheid” voor alle zaken m.b.t. de directie.

Het takenpakket bestaat uit secretariële, administratieve en organiserende werkzaamheden: 

• Het proactieve en complexe agendabeheer en mailboxbeheer van de Zakelijk Directeur;
  
• Secretariële ondersteuning bieden aan hoofd groep/afdeling Bedrijfsvoering;
  
• Inkomende en uitgaande correspondentie verwerken; 
  
• De verwerking van gegevens en contracten in verschillende digitale systemen, met name CRM.
  
• Het ontvangen van bezoekers voor de Directie;
  
• Het regelen van interne en externe bijeenkomsten;  
  
• Het organiseren van attenties, reizen en verblijven;
  
• Ondersteuning bieden bij het verrichten van declaraties (o.a. aanmaken bestelbonnen en het regelen van creditkaartafschriften);
  

Wie ben jij?

Een directie assistent op hoog niveau die autonoom, gestructureerd en detailgericht te werk gaat met uitstekende plannings- en prioriteringsvaardigheden, evenals (schriftelijke en mondelinge) communicatieve vaardigheden. Je kunt werken in een omgeving waar het tempo hoog ligt en bent niet bang om snel te kunnen schakelen bij ad-hoc verzoeken.

• Je hebt ruime ervaring in het vakgebied van managementassistentie op hoog niveau, met voorkeur assistentie voor een directielid of leidende rol binnen een organisatie.
• Je bent sterk in complex agendabeheer, prioriterend in ad-hoc verzoeken en bekwaam in timemanagement.
• Je bent flexibel en organisatorisch sterk, je kunt tegen hectiek en bewaart het overzicht;
• Je bent van nature een ontzorger en kunt goed anticiperen op toekomstige vraagstukken en hebt een sterk empathisch inschattingsvermogen.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed;
• Je bent representatief en bent klantgericht;
• Je hebt oog voor de verschillende belangen en bent organisatiesensitief;
• Je hebt ervaring met MS Office;
• Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en integer handelen is voor jou vanzelfsprekend.

Waar kom je terecht?

In hartje Amsterdam kom je in een sociale en uitdagende werksfeer terecht waar je alle kansen kunt aangrijpen om het beste uit jezelf en je team te halen. Hier maak je stappen in jouw carrière en draag je bij aan een cultureel merk.

De Museum CAO is van toepassing. Deze rol valt in schaal 8. Je krijgt bij ons onder andere: een laptop, telefoon, reiskostenvergoeding, goede pensioenregeling, 8% vakantiegeld, 3,4% eindejaarsuitkering, een museumkaart en een gezondheidsregeling twv 150 euro per jaar. Daarnaast is er de mogelijkheid hybride te werken. 

Stap je in?

Heb je deze vacature met enthousiasme gelezen en sluit je je graag aan bij ons team? Stap ook in! Solliciteren kan via de sollicitatiebutton. Mocht je nog meer willen weten, kun je terecht bij Cécile Schulte (teamlead), te bereiken op 06-31015324.

Wij zijn een organisatie voor iedereen waar we de grootste variatie van mensen omarmen. Variëteit ligt volgens ons ten grondslag aan creativiteit, relevantie en innovatie. Elke dag weer werken we aan onze missie om een divers publiek te inspireren en mensen nieuwe betekenis en waarde aan hun leven te geven. Daarbij maakt het natuurlijk niet uit welke naam je draagt, waar je vandaan komt, hoe je eruit ziet of waar je in gelooft. We zijn er dus ook voor jou en je bent van harte welkom te solliciteren!