Bureausecretaris

Bureausecretaris Creatieve Coalitie

Wie zijn wij?

Wij zijn de Creatieve Coalitie. Wij zijn een vereniging van 44 belangenorganisaties uit de culturele en creatieve sector die in totaal meer dan 45.000 leden vertegenwoordigen. Samen maken we ons sterk voor de positie van iedereen die werkt in de culturele en creatieve sector. We strijden voor een goede, veilige en eerlijke arbeidsmarkt in onze sector. Fair Practice, waaronder Fair Pay, Fair Share en Fair Chain, zijn de prioriteiten van de Creatieve Coalitie voor de komende periode.

De vereniging bevindt zich na een oprichtingsfase in een transitie naar stabilisering. Er ligt binnen deze functie veel nadruk op het professionaliseren van de ondersteuning van de vereniging. Afgelopen jaren heeft de Creatieve Coalitie samen met haar leden een steeds stevigere positie in de politiek van Den Haag verworven en de stem van de werkenden vertegenwoordigd. Het is mede aan de bureausecretaris om deze ontwikkelingen over het voetlicht te brengen en de Coalitie bekendheid te geven.

Wil je meer weten over wat we doen, kijk dan op onze website: decreatievecoalitie.nl

Wie zoeken we?

Je komt te werken in een bevlogen omgeving met leden die veel werk verzetten in hun eigen beroepspraktijk in de culturele en creatieve sector. Jij hebt hart voor de culturele en creatieve sector en de arbeidsmarktproblematiek die daar is.

Wij zoeken een enthousiaste collega, die het leuk vindt om in een politieke omgeving de ondersteuning aan het bestuur van de vereniging verder vorm te geven. We zoeken iemand die in staat is om alle facetten van de ondersteuning van het bestuur op te pakken. Je bent allround en weet je iets niet, dan ga je op zoek naar oplossingen. Je bent integer, legt makkelijk contacten, de leden weten je te vinden en je bent voor iedereen benaderbaar voor vragen. Je bent ordelijk, houdt overzicht over alle werkzaamheden en weet snel en adequaat in te spelen op vragen die opvolging nodig hebben. Je neemt zelf initiatief wanneer je denkt dat er actie ondernomen moet worden.

Je legt verantwoording af aan de directeur en werkt nauw samen met de directeur en voorzitter, je collega’s en afhankelijk van de activiteit met leden van het bestuur. Het bestuur bestaat uit minimaal vijf en maximaal tien leden.

De werkorganisatie ondersteunt de vereniging en het bestuur. De werkorganisatie bestaat uit een directeur (0,8) een bureausecretaris (0,6) een projectleider (0,8), een marketing- en communicatiemedewerker (0,6) en inzet op (freelance) projectbasis.

Wat ga je doen?

Algemeen:

• Het uitvoeren van de algemene secretariaatswerkzaamheden van de vereniging zoals o.a. beheer email, noodzakelijke inkopen, het maken van afspraken voor het bestuur & directeur, het plegen van noodzakelijke telefoontjes, het reserveren van locaties, archivering van documenten, eerste aanspreekpunt bij IT problemen, beheren ledenadministratie, post en mailverwerking op administratieniveau, contacten met leveranciers (waaronder IT en administrateur), etc.
• Het volgen, coördineren en sturen van de uitvoering van de (juridische) verenigingsprocessen (juist en tijdig uitvoeren van de verkiezingen, het bijhouden en volgen van het rooster van aftreden binnen de gehele vereniging, alsmede het juist en tijdig communiceren overeenkomstig hetgeen is afgesproken in de statuten).
• Het beheren van de diverse (juridische) documenten van de vereniging.

Financieel:

• Voorbereidende financiële werkzaamheden in samenwerking met het administratiekantoor.
• Het ondersteunen van de directeur in het volgen van uitgaven versus begroting.
• Het organiseren en mede samenstellen van het (financieel) jaarverslag en jaarplan in samenwerking met de directeur en het bestuur.

Vergaderingen:

• Het opmaken van de inhoudelijke jaaragenda, samen met de directeur. Vergaderonderwerpen samenstellen met de directeur, voorzitter en bestuurssecretaris.
• Het plannen, voorbereiden, verslaan en organiseren van de vergaderingen (w.o. algemene leden- en bestuursvergaderingen). Het voorbereiden van de stukken: deels zelf schrijven, deels aansturen dat het geschreven wordt.
• Signaleren van opvolging actiepunten van het bestuur aan de directeur en het ondersteunen van de directeur bij de uitvoering van (bestuurs)besluiten.
• Het in overleg met de directeur communiceren met de vereniging over genomen besluiten en delen van documenten (uit de vergaderingen).

Communicatie:

• Samen met de directeur zorgdragen dat externe uitingen zoals brieven en standpunten voldoen aan de beleidsuitgangspunten van de Creatieve Coalitie.
• Het borgen van de planning op externe uitingen en archivering daarvan.
• Het stroomlijnen van de communicatielijnen in de vereniging.
• Het -in overleg met de directeur- geven van informatie over reilen en zeilen vereniging aan externe relaties.

Wat hebben we nodig?

Je bent een uitstekende communicator (in woord en schrift), met oog voor diversiteit, het niveau van de personen waarmee gecommuniceerd wordt en voor politieke verhoudingen. Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau. We verwachten nauwkeurigheid en zorgvuldigheid in het uitvoeren van de taken. Je herkent en erkent de diversie posities in de vereniging en de invloed die men heeft en je weet hoe die invloed positief te benutten voor het doel waar de Creatieve Coalitie voor staat. Je overziet situaties en processen en herkent uitdagingen die zich voordoen. Je kan deze systematisch aanpakken om te komen tot goede oplossingen. Je doet dat door middel van samenwerking met de leden en de stakeholders.

Wat bieden we je?

• De functie is in loondienst.
• De functies is vooralsnog voor een periode van 1 jaar. Bij gebleken geschiktheid is verlenging mogelijk.
• De functie is vacant voor 24 uur, waar afhankelijk van de ervaring een bruto salaris tegenover staat van maximaal €2.250,- voor 24 uur, exclusief vakantiegeld en exclusief eindejaarsuitkering van 3%.

We hebben nog geen kantoor. Afhankelijk van waar de medewerkers wonen gaan we op zoek naar werkruimte bij de leden of inhuur elders. Je werkt ook vanuit je huisadres.

We streven naar een goede balans van diverse achtergronden in ons bestuur en onze werkorganisatie, denk aan leeftijd, sekse, gender, ervaring en culturele achtergrond. Wij nodigen alle geïnteresseerden daarom van harte uit om te solliciteren.

Als je interesse hebt, mail dan je motivatie en CV voor 25 februari 2023 naar annemarieharmsen@decreatievecoalitie.nl, t.a.v. Anne-Marie Harmsen. Voor meer informatie: 06-46613250. Kennismakingsgesprekken worden in de laatste week februari en eerste week van maart gepland.