Bestuurssecretaris

Wat houdt de functie in?

Als bestuurssecretaris ondersteun je de directeur-bestuurder, de raad van toezicht (RvT) en het managementteam (MT). Je hebt een belangrijke rol in het verzorgen van de verslaglegging binnen de RvT en het MT en je ondersteunt de RvT en het MT in de uitoefening van hun taak. In nauwe samenwerking met het MT werk je aan de verdere ontwikkeling en uitbouw van de organisatie.

Je bent verantwoordelijk voor het inrichten van een beleidsmatige PDCA-cyclus, het beheren van het document managementsysteem en het ondersteunen van de MT-leden bij het werven van fondsen, het formuleren van subsidieaanvragen, het bewaken van de missie en visie van de organisatie als geheel en de algemene administratieve processen.

Wat ga je concreet doen?

• Je draagt zorg voor de planning, voorbereiding en aanlevering van stukken voor de RvT en het MT en signaleert belangrijke aandachtspunten;
• Je notuleert de vergaderingen van de RvT en het MT en stelt actie- en besluitenlijsten op;
• Je bewaakt en verzorgt het proces van de voortgang en afhandeling van besluiten, gemaakte afspraken en de door de directeur-bestuurder uitgezette opdrachten;
• Je bent verantwoordelijk voor het notuleren van diverse overleggen binnen de organisatie en je ondersteunt projecten waarvan Bibliotheek West-Achterhoek penvoerder is;
• Je verzorgt, in opdracht van het MT, de interne communicatie over genomen besluiten en gemaakte afspraken;
• Je bent verantwoordelijk voor de inrichting en beheer van document managementsysteem en bewaakt de kwaliteit hiervan;
• Je stelt rapportages op, op basis van de beleidscyclus voor gemeenten en voor subsidieverleners;
• Je stelt in overleg met de MT-leden en/of onze specialisten subsidieaanvragen op, inclusief de SMART omschreven doelstellingen en bewaakt de verantwoording;
• Het begeleiden van de audits voor de vierjaarlijkse certificering en de follow up daarvan;
• Je houdt je op de hoogte van wettelijke vastgelegde procedures en regels rondom governance en adviseert daarover aan de directeur-bestuurder.

Welk profiel zoeken we?

• Een relevante Hbo-opleiding, zoals bestuurskunde, rechten, bedrijfsvoering
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Sterk in plannen, organiseren en voortgangsbewaking, integer en oog voor kwaliteit
• Openheid om te leren en ambitie om te willen investeren in een leuke creatieve omgeving
• Goed kunnen schakelen op diverse niveaus
• Minimaal vier jaar ervaring in een vergelijkbare functie

Wie zijn wij?

Wij zijn de bibliotheek West-Achterhoek! De bibliotheek is al lang niet meer de plek waar je alleen komt om boeken te lenen. De Bibliotheek West-Achterhoek is een ontmoetingsplek waar je kan lezen, studeren en deelnemen aan allerlei activiteiten. Wij hebben zeven vestigingen in drie gemeenten: Doetinchem, Doesburg en Bronckhorst. Voor de programmering van onze activiteiten werken we samen met scholen, welzijnsorganisaties, maatschappelijke en culturele instellingen en lokale overheden. Wij willen dat inwoners van onze gemeenten op een plezierige manier kunnen lezen en leren en in staat zijn om succesvol mee te doen in de samenleving.

Wij zijn een plek:

• Vol van bruisende ontmoetingsplaatsen waar inwoners zich met een glimlach ontwikkelen en in aanraking komen met cultuur.
• Waar wordt bijgedragen aan gelijke kansen door alle kinderen een rijke leeromgeving aan te bieden.
• Waar volwassenen geholpen worden met basisvaardigheden om zo de regie over hun leven te vergroten.

Wat bieden wij?

Je landt in een inspirerende omgeving met fijne collega’s voor wie professionaliteit, kwaliteit en flexibiliteit belangrijk zijn. We helpen elkaar, delen onze kennis en blijven de organisatie continu verbeteren. We bieden veel ruimte voor zowel je professionele als je persoonlijke ontwikkeling.

In eerste instantie ontvang je een arbeidsovereenkomst voor één jaar voor 28 tot 32 uur per week. We stemmen af wat voor jou daarin het beste uitkomt. De functie wordt ingeschaald volgens de salaristabel schaal 9 van de CAO Openbare Bibliotheken en is afhankelijk van je kennis en ervaring. De functie staat in het Functieboek Openbare Bibliotheken als Operationeel Manager I.

Wil je reageren?

Bibliotheek West Achterhoek laat zich bij de werving en selectie ondersteunen door executive searchbureau Colourful People. Ben je geïnteresseerd in deze functie? Reageer dan op deze vacature via de website van Colourful People. Voor meer informatie over de organisatie en de positie kun je contact opnemen met Monique Spaansen, partner bij Colourful People (M.Spaansen@colourfulpeople.nl). Je kunt je interesse kenbaar maken door een brief en CV in te sturen voor 4 augustus via de website van Colourful People. Overigens sluiten we de vacature eerder bij voldoende eerste reacties.

De gesprekken met de selectiecommissie staan gepland op 22 augustus in de middag met als streven de bestuurssecretaris zo spoedig als mogelijk te laten starten. Een assessment kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.