Bestuursassistent burgemeester

Dit is je werk

Je werkt samen met een ervaren bestuursassistent voor de burgemeester. Hierin ben je een flexibele duizendpoot. Samen met twee communicatieadviseurs, kabinet, een bestuursadviseur en een adviseur strategie ondersteun je de burgemeester over de hele breedte van haar rollen en portefeuilles. Jij zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en een goede sfeer. Je coördineert de stukkenstroom en voert de regie over de agenda waarin je geen detail mist. Het is belangrijk dat je kritisch de agenda inplant. Je bent standvastig en kunt ook ‘nee’ verkopen. Je hebt er plezier in om telkens nieuwe uitdagingen op te pakken en om als intermediair te fungeren tussen de bestuurders, inwoners, directeuren van partnerorganisaties, ambtenaren en overige externe (internationale) contacten rond diverse inhoudelijke onderwerpen. Op jou kunnen we bouwen.

Concreet houdt dit in dat jij:

• Een aanspreekpunt bent voor interne en externe contacten van de burgemeester;
• De zeer complexe agenda programmeert en actief scant op belangrijke berichten in de mailboxen;
• Op eigen initiatief mailberichten afhandelt of bespreekt met de burgemeester en/of het team;
• De workload bewaakt en grip houdt op de agenda;
• Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de portefeuille van de burgemeester en helder en snel communiceert over de voortgang met de burgemeester, het team en de portefeuilleonderdelen, waarbij je vanzelfsprekend vertrouwelijk met de informatie omgaat;
• Meedraait in het team van de burgemeester, daar stevig aan tafel zit en je inbreng levert op logistieke en agenda-technische zaken;
• Overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen;
• Ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.

Dit is jouw werkplek

Als Bestuursassistent van de burgemeester kom je te werken bij de afdeling Bestuursondersteuning. Deze afdeling bestaat uit vier teams (Kabinet, Stafbureau Gemeentesecretaris, Bestuursadviseurs en Bestuursassistenten) die met elkaar het college van B&W ondersteunen en adviseren. De afdeling werkt letterlijk rondom het bestuur op de 20ste verdieping van het Stadskantoor. De werksfeer is prettig en informeel. Wij investeren volop in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt bij ons de kans om je talenten te benutten.

Dit is jouw inbreng

We zijn op zoek naar een dienstverlenende collega die accuraat is, een teamplayer, flexibel, stressbestendig en positief is ingesteld. Je hebt een flinke dosis humor en bent in staat jezelf, de agenda van de burgemeester en de omgeving te managen. Daarnaast houd je overzicht in een complexe setting en weet je de juiste prioriteiten te stellen. Je hebt interesse in het lokale bestuur en een politiek-georiënteerde omgeving, daarbij ben je politiek-bestuurlijk sensitief.

Concreet heb jij:

• Hbo werk- en denkniveau;
• Minimaal 5 jaar werkervaring met het ondersteunen van een bestuurder;
• Ervaring binnen een gemeente is een pre, maar geen harde eis;
• Digitale vaardigheid, bekend met de systemen die gebruikt worden of je kunt deze snel eigen maken (Outlook, iBabs, Zaaksysteem, SharePoint, Teams).

Dit bieden we je

Jij krijgt de kans om jouw ervaring als bestuursassistent in te zetten voor één van de snelst groeiende steden van Nederland. Om jou te inspireren, kom je te werken in een dynamische omgeving. Ons stadskantoor staat met haar 21 verdiepingen midden in de stad die volop in ontwikkeling. Je hebt dus een prachtige blik op de stad waarvoor jij werkt.

Het team bestuursassistenten bestaat uit enthousiaste collega’s, met een fijne werksfeer, een inhoudelijk interessante job met voldoende ontwikkelingsmogelijkheden en een passende set verantwoordelijkheden.

Onderstaand vind je ons aanbod:

• Een 32- of 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 2.865,- en € 4.208,- op basis van 36 uur (schaal 9). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden;
• Arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, dat wij bij goed functioneren graag omzetten in een vast dienstverband;
• Uitstekende verlofregelingen;
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris. Jij kiest wat je met dit budget doet. Bijvoorbeeld extra verlof kopen, vakantiegeld, eindejaarsuitkering of alles eens per jaar laten uitbetalen;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling zoals diverse cursussen en trainingen;
• Bij de gemeente Utrecht werken wij hybride. Dit betekent dat jij de mogelijkheid krijgt om deels thuis te werken, in overleg en afhankelijk van de agenda van de burgemeester
• Kijk hier voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding. Daarnaast heeft het werken bij de gemeente Utrecht vele andere voordelen zoals (online) sporten met collega’s, deelnemen aan verschillende netwerken en activiteiten.

Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als Bestuursassistent aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct of uiterlijk op woensdag 11 januari 2023. De eerste gesprekken zullen plaatsvinden op 16 en 17 januari 2023. Wij verzoeken je alvast om hiermee rekening te houden in jouw agenda.

Heb je vragen over de vacature neem dan contact op met Jorrit Linders, Manager Bestuursondersteuning, 06 – 46 05 69 78 of met Suzette de Korte, bestuursassistent, 030 - 286 1400. Voor alle vragen over de procedure en de organisatie van de gemeente Utrecht kun je bellen met Axel Overmeen, Corporate Recruiter, 06 – 28 82 65 20. Krijg je geen gehoor, stuur dan een appje!

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Je bent van harte welkom!