Afdelingsassistent Veiligheidszaken

Spin in het web

Als Afdelingsassistent ben je nauw betrokken bij uiteenlopende veiligheidszaken rondom het Rijksmuseum en het Museumplein. Je ondersteunt de hoofden van twee (sub)afdelingen, schakelt met veel mensen en maakt afspraken met externe leveranciers. De urenverdeling is ongeveer fiftyfifty, maar zal in de praktijk niet zo makkelijk te scheiden zijn. Je weet daarom goed prioriteiten te stellen en kunt zelfstandig werken. Geen dag hetzelfde! Jouw belangrijkste taken zijn:

• Beheren van binnenkomende mail, post en telefoon.
• Organiseren, voorbereiden en notuleren van diverse overleggen en opvolging van actiepunten.
• Proactief zaken opmerken en signaleren richting de afdelingshoofden.
• Voeren en beheren van diverse administraties (o.a. declaraties en kledinguitgifte).
• Ondersteunen van projecten, monitoren van voortgang, oplossen van problemen.

Werken bij het Rijksmuseum

Het Rijksmuseum is van én voor iedereen. In deze functie ben je onderdeel van onze afdeling Veiligheidszaken. Een groeiend team van collega’s die elkaar kennen, samen lachen en op elkaar kunnen bouwen. Dankzij hen kan het Rijksmuseum 7 dagen per week de deuren openen en elk jaar 2,7 miljoen bezoekers verwelkomen.

Wat breng jij mee?

We zijn benieuwd naar wie jij bent en welk talent jij toevoegt aan ons team. Je bent scherp van geest, prettig in de omgang en weet prioriteiten te stellen. Je bent op je best wanneer het aankomt op complex agendabeheer. De drukste vergaderdagen zijn dinsdag, woensdag en donderdag. Dus dan ben je beschikbaar. Je hebt secretariële en/of administratieve werkervaring en:

• Uitstekende beheersing van Outlook, Word, Excel en PowerPoint.
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden zowel in de Nederlandse als in het Engels.
• Ervaring met notuleren en uitwerken van verslagen.
• Ervaring met het omgaan van vertrouwelijke informatie.

Wat krijg je ervoor terug?

• Een bruto maandsalaris van € 2.774,- tot € 3.348,- per maand op basis van 36 uur (schaal 7 van de museum-cao).
• 8% vakantietoeslag en 3,4% eindejaarsuitkering.
• Een contract voor 1 jaar met mogelijk verlenging.
• De vrijheid om in overleg thuiswerken en op kantoor werken af te wisselen, inclusief een budget om jouw thuiswerkplek naar wens in te richten.
• Een volledige ov-reiskostenvergoeding vanaf 5 km (tot maximaal € 345,-). De kosten die je maakt als jij je fiets op het station in een bewaakte fietsenstalling zet worden ook volledig vergoed.
• Na je proeftijd ontvang je een museumjaarkaart met onbeperkte toegang tot 450 musea in Nederland. In het Rijksmuseum ben je (tijdens openingstijden) altijd welkom met 1 gratis introducé.
• Deelname aan verschillende events en sportactiviteiten, zoals de Rijksrun.

Enthousiast?

Maak er direct werk van en solliciteer voor 24-04-2023. Solliciteren kan via het sollicitatieformulier op onze website. Het sollicitatieproces verloopt als volgt:

1. Na ontvangst van je cv en motivatie gaan we voor je aan de slag.
2. Zien we een match? Dan plannen we graag een eerste kennismakingsgesprek. We horen graag wie je bent, welke ervaring je hebt en wat je aanspreekt in deze functie. Ook vragen we naar referenties.
3. Was het eerste gesprek positief? Dan nodigen we je uit voor een tweede gesprek.
4. Zijn we beiden enthousiast? Dan krijg je van ons een aanbod.

Heb je nog vragen? Maura Spalink (Hoofd Veiligheidszaken) geeft graag antwoord via M.Spalink@rijksmuseum.nl.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.