Senior management ondersteuner

Functieomschrijving

Een eerste hoofdtaak betreft de ondersteuning van onze Griffier. Hij is eindverantwoordelijke voor de ambtelijke organisatie van de Eerste Kamer. Een leuk aspect aan zijn ondersteuning is dat er al standaard, een flinke afwisseling in het werk zit ingebakken. De dinsdagen zijn bijvoorbeeld gereserveerd voor de Kamerdebatten. Dit is voor de Griffier de meest intensieve dag en ook op kantoor en in de vergaderzalen is het dan alle hens aan dek. Andere dagen staan meer in het teken van de voorbereiding of uitwerking van de genomen besluiten. Ook vinden er dan werkbezoeken plaats of wordt (buitenlands) bezoek ontvangen. In recesperioden vergadert de Kamer niet en hebben we meer tijd voor persoonlijke ontwikkeling, het maken van beleidsplannen en het vernieuwen van onze werkprocessen. 

Jouw ondersteuningstaak is breed. Je zorgt bijvoorbeeld voor een sluitend beheer van de mailboxen en agenda’s, je bereidt correspondentie voor en archiveert relevante stukken. Je beheert de relatiegegevens, organiseert bijeenkomsten en begeleidt jouw “klanten” bij het gebruik van applicaties en systemen. Ook vertegenwoordig je de Griffier binnen interne projectgroepen. Bij al deze taken denk je vooruit en verplaats je je in de omstandigheden en personen. Wie moet worden ingelicht? Welke acties moeten worden uitgezet? Welke informatie heeft de Griffier nodig? Je hebt aan een half woord genoeg en kan feilloos inschatten welke taken je uit handen kan nemen en welke taken je bij hen moet laten. Gelukkig sta je er hierbij niet alleen voor. Je werkt als duo nauw samen met een ervaren medewerker en ook andere collega’s leveren vanuit hun vakgebied een deskundige bijdrage. 

Naast het directe ondersteuningswerk voor de Griffier, vinden we het fijn als je ook organisatiebrede taken oppakt. Soms als ondersteuner van een Hoofd, maar ook in de organisatie van evenementen. Hierbij kan je denken aan een rol binnen het Genootschap van Oud-senatoren of de organisatie van symposia en lezingen. Zo krijg je een brede blik op het Kamerwerk waardoor je de Griffier nog beter kan ondersteunen. Tegelijkertijd biedt het de kans je op persoonlijk vlak verder te ontwikkelen. 

Functie-eisen

Als managementondersteuner bij de Eerste Kamer ben je in de kern servicegericht én verbindend. Je vindt het daarbij leuk om samen te werken met een grote diversiteit aan persoonlijkheden. Je zorgt graag voor deze collega’s, maar bewaakt daarin ook je eigen grenzen. Je voelt bijvoorbeeld goed aan wanneer je een streep moet zetten en wanneer je iets van je af moet laten glijden. Je vindt hectiek prettig, je hebt een optimistische houding en je bent goed in mensen motiveren en dingen gedaan krijgen. 

Wat betreft competenties ben je nauwkeurig, kan je goed organiseren en ben je sensitief. Verder heb je: 

• HBO werk- en denkniveau;
• Tenminste tien jaar werkervaring in directieondersteuning. Liefst in meerdere organisaties binnen/buiten de Rijksoverheid;
• Soepele beheersing van zowel de Nederlandse als Engelse taal;
• Goed gevoel voor applicaties als Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint, etc. 

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau schaal 9

Maandsalaris Min €3.484 – Max. €4.868 (bruto)

Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Contractduur 1 jaar

Maximaal aantal uren per week 36 

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. 

Bijzonderheden

• We willen je graag een goed en compleet beeld geven van de functie, jouw collega’s én de context van onze organisatie. Daarom organiseren we twee gesprekken op kantoor waarin teamgenoten, jouw “klanten” en HR, het gesprek met je aangaan en je zelf de sfeer kan proeven.
• Vanzelfsprekend hopen wij van onze kant ook een zo compleet mogelijk beeld van jou te krijgen. Een assessment en referentiecheck (zowel online als telefonisch) zullen in dat kader onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• De invulling van de functie vraagt op gezette tijden om enige flexibiliteit. Het werk binnen de Eerste Kamer vindt regelmatig buiten kantoortijden plaats en soms is jouw aanwezigheid daarin gewenst.
• Voor een goede ondersteuning én positionering, vinden wij kantooraanwezigheid voor deze functie belangrijk. Daarom zijn de mogelijkheden voor thuiswerk beperkt.
• Als je al binnen het Rijk werkzaam bent met een contract voor onbepaalde tijd, dan wordt deze overeenkomst door ons overgenomen.
• Heb je vragen over deze procedure? Neem dan contact op met Roel Joosten, HR- adviseur, via 06-11750372.
• Je kan reageren t/m 25 oktober. 

Solliciteren?

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.