Secretaresse - Medewerker management­ondersteuning

Wie ben jij?

Je hebt (bij voorkeur) enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie. MS Teams & Office hebben geen geheimen voor je, nieuwe systemen maak je je snel eigen. Je bent energiek, vriendelijk en flexibel, kunt goed plannen en organiseren en je hebt een servicegerichte houding. Je werkt secuur en hebt goede communicatieve vaardigheden, zowel in woord als geschrift, in Nederlands en Engels. Je kunt goed zelfstandig werken, maar functioneert ook uitstekend in het samenwerken met je collega’s in het team. Daarnaast is het belangrijk dat je vriendelijk de externe contacten en (interne) collega’s te woord staat.

Wat ga je doen?

Je runt samen met je drie collega’s het Secretariaat Servicebureau.De dagelijkse werkzaamheden bespreken en verdelen we iedere ochtend met elkaar; ze bestaan onder andere uit de afhandeling van telefoongesprekken (via Teams), het verwerken van e-mails en post en de daarbij behorende correspondentie. Daarnaast ondersteun je de (hoofden van de) afdelingen van het Servicebureau op secretarieel gebied. Je houdt je bezig met het plannen van afspraken en organiseren van bijeenkomsten, het reserveren van vergaderruimtes, het verzorgen van catering voor diverse gelegenheden en je houdt de gemeenschappelijke ruimtes op orde. Ook hoort (online) documentenbeheer en digitale archivering tot de werkzaamheden. Het betreft een functie op fulltime basis.

Wat neem je mee?

Je hebt een relevante opleiding op mbo+-niveau afgerond. Wij delen graag regelmatig kennis binnen ons team, van jou horen we het graag als er nieuwe ontwikkelingen in het digitale vakgebied zijn. Mocht jij met jouw leergierigheid je hierin (nog) verder willen ontwikkelen, dan hebben we daar mogelijkheden voor. Daarnaast krijg jij energie van jouw afwisselende werkdagen; geen dag is hetzelfde bij de Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten.

Wie zijn wij?

Binnen de AHK zijn de ondersteunende diensten centraal ondergebracht in het Servicebureau, bestaande uit de afdelingen Concerncontrol, Centraleadministratie en inkoop, ICT, Informatiemanagement, Huisvesting en beheer, P&O en Onderzoek, onderwijs, communicatie.

Je krijgt ongeveer honderd nieuwe collega’s bij het Servicebureau. Ter ondersteuning van de verschillende afdelingen is er een Servicebureau secretariaat. Het geheel wordt geleid door de directeur van het Servicebureau. Ons secretariaat is een divers team; we leren graag van en met elkaar. Eén keer in de maand hebben we een teamochtend met als doel onder andere de teamspirit hoog te houden en kennis uit te wisselen over bepaalde thema’s.

Wat bieden wij?

Een fijne werkplek bij een boeiende hogeschool in het centrum van Amsterdam. We bieden een aanstelling voor de duur van een jaar met uitzicht op verlenging. De functie is gewaardeerd in schaal 7 conform cao-hbo, generieke functieomschrijving Medewerker managementondersteuning-B (min € 2411,30, max € 3264,65 bruto op fulltime basis). De inschaling is afhankelijk van opleiding en werkervaring. De AHK biedt aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden volgens de cao-hbo, zoals een eindejaarsuitkering van 8,3%, een ABP-pensioenregeling, een reiskostenvergoeding en studie- en ontwikkelingsmogelijkheden. Als je fulltime werkt, heb je recht op maar liefst 428 verlofuren. Deze kan je in overleg met je team opnemen, ook je werkdagen stellen we in overleg vast.

Past deze baan bij jou?

Dan zien wij graag voor woensdag 1 maart 2023 jouw brief en cv tegemoet. Je kan de documenten mailen naar Edit Man in ’t Veld (Manager Operations Servicebureau) via vacature-sb@ahk.nl onder vermelding van ‘vacature medewerker managementondersteuning’. Voor vragen kan je ook terecht bij Edit via edit.manintveld@ahk.nl.

Op donderdag 2 maart of maandag 6 maart a.s. vindt er een eerste online kennismakingsgesprek plaats via Teams. Daarna zijn er twee gesprekken op ons kantoor op de Jodenbreestraat. Mocht je onze nieuwe collega worden, dan vragen we om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) bij indiensttreding.