Relatiemanager - Events

Trefwoorden die Het Nieuwe Instituut karakteriseren zijn: meerstemmig, sociaal, ecologisch, experimenteel, Rotterdam/regionaal/nationaal/internationaal, (zelf)kritisch, plezier, gastvrij, uitgesproken, toegankelijk, een goede opdrachtgever, een lerende organisatie, continu in transformatie.

Het Nieuwe Instituut vormt een goed geoutilleerde omgeving voor symposia, congressen, lezingen, vergaderingen, presentaties, borrels, lunches en diners. Het gebouw biedt een inspirerende, creatieve omgeving voor zakelijke evenementen.

Wat houdt de functie in?
Als Relatiemanager - Events ben je verantwoordelijk voor de verhuur van ruimtes van Het Nieuwe Instituut voor zakelijke evenementen. Daarmee genereer je eigen inkomsten voor het instituut, haal je relevante organisaties in de wereld van architectuur, design en digitale cultuur binnen en stimuleer je het bezoek aan tentoonstellingen en activiteiten.
Je levert een bijdrage aan de verdere ontwikkeling van verhuur in Het Nieuwe Instituut, bijvoorbeeld door nieuwe relaties op te bouwen en diensten te ontwikkelen en af te zetten. Daarbij maak je gebruik van hetgeen Het Nieuwe Instituut ontwikkelt op het gebied van rondleidingen, tentoonstellingen, activiteiten, onderzoek en dergelijke.
Je runt Workspace, de werkplekken voor creatieve ondernemers en ondernemende creatieven. Je beheert de verhuur van de horecaruimtes in de foyer en aan de Westkop, en de winkelruimte van het instituut.

In de uitvoering van Verhuur ben je de spin in het web. Je vertaalt wensen van klanten in offertes, je zorgt voor de benodigde faciliteiten, materialen en mensen, binnen randvoorwaarden van kosten, kwaliteit, tijd, organisatie en communicatie. Je bent organisator en budget- en tijdsbewaker. Je werkt nauw samen met collega’s die actief zijn op gebied van fondsenwerving, sponsoring en andere begunstigers.

Je bent onder andere verantwoordelijk voor:

• Relatiebeheer
• Begroting en planningen opstellen;
• Acquisitie voeren en offertes uitbrengen;
• Beoordelen aanvragen met de doelstellingen van Het Nieuwe Instituut in gedachten;
• Aanspreekpunt klant zijn;
• Verhuur realiseren: door onder andere interne afstemming te organiseren, onderzoek en inkoop materiaal, techniek, inrichting ruimte, etc;
• Het maken, vastleggen en beheren van financiële en praktische afspraken met betrokkenen;
• Administratieve zaken zoals archivering, verslaglegging, budgetbeheer en -verantwoording, opnemen van nieuwe contacten in het netwerk van Het Nieuwe Instituut.

Wie ben jij?

• Je bent een aanpakker die met een hoge mate van zelfstandigheid uiteenlopende projecten kan realiseren;
• Je wordt enthousiast van de programmering van Het Nieuwe Instituut;
• Je bent resultaatgericht, omgevingsgericht en relatiegericht;
• Je bent flexibel en stressbestendig;
• Je hebt oog voor detail;
• Je kunt prioriteiten stellen, tijd goed indelen en snel schakelen tussen diverse werkzaamheden. Plannen en organiseren is jouw tweede natuur, en dit kun je op een gestructureerde wijze in je werk en team inzetten;
• Je bent sociaal en kunt samenwerken met en aansluiting vinden bij diverse afdelingen en teams;
• Je bent proactief, oplossingsgericht en ondernemend in het signaleren en voorkomen van productierisico’s en steekt graag zelf de handen uit de mouwen;
• Je snapt goed welke externe relaties het meest relevant zijn voor Het Nieuwe Instituut;
• Je bent niet bang om te onderhandelen;
• Je hebt uitstekende schriftelijke en mondelinge vaardigheden zowel in Nederlands als Engels;
• Je hebt minimaal HBO-niveau in denken en werken;
• Je hebt minimaal drie jaar ervaring in de culturele sector;
• Je hebt ervaring met Smart Event Manager of soortgelijk systemen.

Wij bieden
Een aanstelling voor 1 jaar met uitzicht op verlenging bij goed functioneren. Een passend en marktconform pakket arbeidsvoorwaarden. Een prettige werkomgeving in een dynamische organisatie waarin je actief bent met vaste collega’s en een flexibele schil van freelance opdrachtnemers.

Meer weten
Neem voor meer informatie over de inhoud van de functie contact op met Taco de Neef, Hoofd Marketing & Communicatie, t.deneef@hetnieuweinstituut.nl, 06-28474541. Voor vragen over de procedure neem je contact op met Roos Hamers, Specialist HR, 010–4401236, r.hamers@hetnieuweinstituut.nl.

Reageren
Sollicitaties kunnen in een zelfgekozen vorm tot en met 10 april 2022 gestuurd worden naar hr@hetnieuweinstituut.nl.

Het vieren en stimuleren van diversiteit in brede zin (blikrichtingen, denkbeelden, cultuur, leeftijd, gender, seksuele voorkeur, geloof etc.) is een belangrijk aandachtspunt van Het Nieuwe Instituut. Het Nieuwe Instituut streeft overeenkomstig naar een evenwichtig samengesteld personeelsbestand.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.