Office manager

De locatie in Amsterdam Oost bestaat uit een grote tentoonstellingsruimte, een workshopruimte en een vide die geschikt is voor kleinere publieksbijeenkomsten. In Noord bevindt zich een communityspace die door Framer Framed geprogrammeerd wordt: Werkplaats Molenwijk. Organisaties als de onze trachten bij te dragen aan het nadenken over vraagstukken in de samenleving, dat doen we in samenwerking met anderen. Vanuit gezamenlijk gedefinieerde opgaven vinden kunstenaars en kunstorganisaties, hogescholen, universiteiten en het maatschappelijk veld elkaar in praktijkgericht onderzoek.

Framer Framed is een informele werkplek, gericht op samenwerking en heeft haar deuren geopend voor alle mensen, ongeacht hun staatsburgerschap, nationale afkomst, culturele en sociale achtergrond, geslacht, etniciteit, leeftijd, vaardigheid, seksuele geaardheid, geloofsovertuiging, politieke voorkeuren en persoonlijke waarden en normen. Vanuit deze overtuiging geven we vorm aan onze organisatie en activiteiten en nodigen we geschikte kandidaten uit om te reageren op deze vacature. Framer Framed is zowel actief op lokaal als nationaal en internationaal niveau.

Jouw rol als Officemanager

Het team van Framer Framed is de afgelopen jaren gegroeid naar een middelgrote culturele instelling met werknemers, freelancers, vrijwilligers en stagiairs verdeeld over de afdelingen Tentoonstellingsonderzoek, Tentoonstellingsproductie, Residenties, Communicatie & PR en Educatie. Twee directieleden sturen de afdelingen aan en zijn verantwoordelijk voor de artistieke en zakelijke leiding, het strategisch beleid, financiën, personeel, fondsenwerving en -verantwoording, samenwerkingen, verantwoording naar Raad van Toezicht en bestuur.

Als officemanager ben je het eerste aanspreekpunt voor de directie en medewerkers van Framer Framed. Je houdt je bezig met agendabeheer, ondersteuning van de directie op P&O, administratief en organisatorisch vlak. Op een gestructureerde wijze weet je het timemanagement van de directie in goede banen te leiden. Zowel de uitvoering als ondersteuning van personeels- en organisatievraagstukken zijn bij jou in goede handen. Je bent samen met de officemedewerker verantwoordelijk voor alle office- en facilitaire zaken. Verantwoordelijk voor het uitvoeren van ondersteunende en administratieve taken op het terrein van financieel en salarisadministratie. Opstellen en verspreiden van de informatievoorziening op het gebied van verzekeringen en pensioen. Verwerking van in- en externe vragen.

Verantwoordelijkheden

• Agendabeheer

• Officemanagement en ondersteuning financiën

 • Ondersteuning Personeelsadministratie

• Ondersteuning HR

Framer Framed is een informele werkplek, gericht op samenwerking en heeft haar deuren geopend voor alle mensen, ongeacht hun staatsburgerschap, nationale afkomst, culturele en sociale achtergrond, geslacht, etniciteit, leeftijd, vaardigheid, seksuele geaardheid, geloofsovertuiging, politieke voorkeuren en persoonlijke waarden en normen. Vanuit deze overtuiging geven we vorm aan onze organisatie en activiteiten en nodigen we geschikte kandidaten uit om te reageren op deze vacature. Framer Framed is zowel actief op lokaal als nationaal en internationaal niveau.

Jouw werkzaamheden

• Directieondersteuning: vergaderingen coördineren, agendabeheer.
• Ondersteuning van de directie op P&O (planning evaluatiegesprekken, ziekmeldingen, contact Arbo, personeels- en ZZP contracten, vrijwilligers, vacatures online zetten)
• Voorbereiden RvT vergaderingen (planning, documenten etc.)
• Maandelijkse RvT update (bv. Press coverage) + archivering
• Ondersteuning financiële administratie;
• Opstellen van contracten en samenwerkingsovereenkomsten;
• Ondersteuning jaarverslaglegging – tekstuele bijdrages m.b.t. HR en organisatie;
• Bijhouden uitgaande subsidieaanvragen en verantwoordingscriteria- en deadlines;
• Aansturen officemedewerker

Profiel werknemer / competenties

• Je bent de spil in onze organisatie, houdt van overzicht, bent zorgvuldig, ordelijk en kan feilloos organiseren en administreren;
• Resultaat gericht werken, stressbestendig zijn, organiseren, besluitvaardig zijn, gesprek voeren.
• Je kan flexibel reageren, overtuigen, sensitief reageren, netwerker, inzicht in omgeving, klantgericht handelen, organisatie bewustzijn, pro – activiteit, planningsgericht, leiderschapscapaciteiten.
• Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden zowel in het Nederlands en bij voorkeur ook in het Engels;
• Je hebt affiniteit met kunst en cultuur;
• Je woont (in de omgeving) Amsterdam;

Wat bieden wij?

• Het betreft een functie voor 32 uur per week, voor de duur van één jaar, met uitzicht op verlenging. Eventueel is een lager aantal uren bespreekbaar mits verdeeld over 4 dagen. Het salaris is conform de Richtlijn functie- en loongebouw presentatie-instellingen voor beeldende kunst plus 8% vakantiegeld; er is sprake van een private pensioenregeling, 25 vakantiedagen per jaar op basis van fulltime dienstverband. Een fulltime werkweek Richtlijn voor presentatie instellingen (middelgrote en grote presentatie-instellingen / niveau uitvoerend), zie: https://www.dezaaknu.nl/downloads/Richtlijn_functie_en_loongebouw_2024.pdf
• Een veelzijdige functie in een bezielde tentoonstellingsruimte op een geweldige plek in Amsterdam Oost, met leuke en enthousiaste collega’s en inspirerende kunstenaars en communities;
• Een vernieuwend kunstpodium waar kunst in allerlei vormen en media gepresenteerd wordt;
• De mogelijkheid om bij te leren en zelf initiatieven te ontwikkelen;

Ben je geïnteresseerd?

Wij nodigen je uit te reageren vóórvrijdag 5 juli 2024via vacature@framerframed.nl, t.a.v. Josien Pieterse, directeur Framer Framed. Interviews vinden plaats tussen 11-19 juli 2024. Contract vangt aan op 1 september, met een inwerkperiode van 1 maand.