Management Assistent

Onze managementassistent heeft een nieuwe uitdaging gevonden en daarom zijn wij op zoek naar een enthousiaste en ervaren collega om ons team te versterken bij het instituut Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie (CAOS). De opleidingen van CAOS bieden onderdak aan een levendige studentengemeenschap met maar liefst 25 verschillende nationaliteiten. Ook het medewerkersteam van CAOS is internationaal en zeer divers wat het erg gezellig maakt op de werkvloer én aan de lunchtafel. 

Wat ga jij doen? 

Jij bent het eerste aanspreekpunt voor onze medewerkers, studenten en bezoekers. Jij informeert hen over wat er speelt binnen ons instituut. Daarnaast ben je onze administratieve ondersteuner en organiseer je allerlei zaken zoals vergaderingen, congressen en seminars. Je gaat nauw samenwerken met je collega managementassistent. Overige taken: 

• Algemene secretariaatstaken: post/e-mails, telefoon, agendabeheer en planning. 
• Het plannen en notuleren van vergaderingen binnen het instituut (o.a. voor het Bestuur, de opleidingscommissie en de instituutsraad; 
• Je bied ondersteuning aan de Netherlands School of Anthropology, o.a. door het plannen en notuleren van vergaderingen en het mede organiseren van masterclasses; 
• Je bied ondersteuning aan de Director of Research van het instituut, o.a. het bijhouden van promotietrajecten en het inplannen van meetings; 
• Het bijhouden en invoeren van publicaties in een online registratie systeem Lucris Converis; 
• Het verlenen van assistentie bij het organiseren van (online) congressen, seminars, vergaderingen en andere bijeenkomsten. 

Wie ben jij? 

• Je hebt minimaal mbo-niveau, aangevuld met een administratieve opleiding (of een andere relevante opleiding); 
• Je hebt al enkele jaren ervaring als managementassistent (bij voorkeur in een dynamische werkomgeving); 
• Je bent een kanjer op het gebied van organiseren van (online) bijeenkomsten, seminars en congressen; 
• MS Office kent voor jou geen geheimen meer en wellicht heb je ook ervaring met Content Management Systemen;
• We werken in een internationale werkomgeving dus het spreken en schrijven van Nederlands en Engels is voor jou geen enkel probleem; 

Dus ben jij? 

• Een enthousiaste regelaar die graag de handen uit de mouwen steekt; 
• Een betrouwbare collega die zowel het management als de medewerkers binnen ons instituut zal ontzorgen; 
• Gewend om zelfstandig te werken waarbij je de samenwerking met anderen graag opzoekt; 
• Iemand die altijd ruimte ziet voor verbetering en dit ook graag deelt met je collega’s; 
• Kernwaarden die bij jou passen: integer, accuraat, proactief, behulpzaam en oplossingsgericht. 

Dan komen we graag met jou in contact! 

CAOS 

Het instituut Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie (CAOS) valt binnen de Faculteit der Sociale Wetenschappen (FSW). De faculteit heeft ongeveer 7.000 studenten en 1.025 medewerkers. Binnen het instituut CAOS bestuderen studenten de culturele diversiteit van de mens. Er wordt onderzoek gedaan naar de onderlinge verschillen én verbanden binnen en tussen uiteenlopende samenlevingen. CAOS heeft ongeveer 450 Studenten en 65 medewerkers. 

Bezoek HIER onze website voor een impressie! 

Ons aanbod

In ieder geval een hele leuke werkomgeving met fijne collega's binnen het secretariaat van CAOS. De functie is afwisselend en veelzijdig, geen dag is hetzelfde! Wij bieden jou vrijheid en flexibiliteit om je werk zelf in te richten. Hybride werken behoort tot de mogelijkheden. 

• Een aanstelling voor één jaar voor 0,6 FTE met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Standaard werktijd is 38 uur bij de Universiteit. Deze functie is parttime, de werkuren bedragen in totaal 22,8 uur per week, verdeeld over 3 dagen. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring: minimaal € 2.471,- en maximaal € 3.336,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 7) bij een fulltime aanstelling. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3% volgens de CAO Universiteiten; 
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen; 
• Ruim vakantieverlof! Je hebt jaarlijks recht 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen. Daarnaast hebben wij ruime verlofregelingen waaronder betaald ouderschapsverlof; 
• Je krijgt korting bij diverse verzekeringen en een uitstekende pensioenregeling via het ABP; 
• Om je gezond en fit te houden kun je meedoen aan onze fiets- en /of sportregeling! 

Lees HIER meer over al onze aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden. 

Jouw carrière 

Wij willen de ontwikkeling en ontplooiing van onze medewerkers stimuleren en investeren daarom in (jouw) talent. Ons beleid is erop gericht dat je in jaarlijks gesprek blijft over jouw loopbaanmogelijkheden binnen de universiteit. Bij ons zijn er volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen. 

De universiteit geeft jou ruimte om te groeien! 

Diversiteit en inclusie zijn kernwaarden van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en onze medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek.

Sollicitatieprocedure 

Je kunt solliciteren via onderstaande button. Sollicitaties voorzien van een motivatiebrief en cv kunnen t/m 15 januari worden gericht t.a.v. Ilse Prins, Instituut Manager. 

Wil je meer informatie over de inhoud van deze functie? Dan kun je contact opnemen met Ilse Prins, Instituut Manager. Tel: 06 2829 88 86 of per email: i.m.prins@fsw.leidenuniv.nl.