Directiesecretaris

Functieomschrijving

Word jij enthousiast van de woorden ‘zelfstandigheid’, ‘overzicht’ en ‘structuur’? Dan is deze baan wel iets voor jou! Het Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP) in Den Haag is op zoek naar een directiesecretaris die zorgt voor de inhoudelijke en procesmatige ondersteuning van de directie, zodat besluitvormingsprocessen en informatiestromen goed verlopen. Deze functie is bovendien nog deels in ontwikkeling, waardoor je de kans krijgt je eigen stempel te drukken. 

Als directiesecretaris bij het Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP) bewaak je zowel de interne als externe bestuurlijke processen en zorg je voor verslaglegging van verschillende overleggen. 

Intern ondersteun je de directie en het managementteam (MT) in de bestuurlijke cyclus. In afstemming met de directie bereid je de agenda en stukken van de vergaderingen van de directie en het MT voor en zorg je voor de verslaglegging. Je beheert de agenda en de actiepunten van het MT-overleg, het Directieoverleg en de OR-vergaderingen en coördineert de totstandkoming van het jaarlijkse werkprogramma van het SCP. Je bereidt besluitvormingsprocessen binnen het SCP procesmatig en procedureel goed voor en draagt zorg voor een adequaat systeem van monitoring en evaluatie van genomen besluiten. Je speelt een belangrijke coördinerende rol in processen als de visitatie, de totstandkoming van Meerjarenplannen en de mid-term review. Ook draag je zorg voor transparante communicatie van besluiten richting de rest van de organisatie en zie je toe op de archivering van besluiten en (beleids-)stukken. Tenslotte, ondersteun je programmaleiders en afdelingshoofden bij goedkeuringsprocedures (bijvoorbeeld richting VWS) en het opstellen van contracten en, daar waar nodig, kom je met verbetervoorstellen voor de besluitvormingsprocessen. 

Wat betreft de externe bestuurlijke processen, zorg je voor de inhoudelijke voorbereiding van diverse overleggen van de directie, waaronder het DG-overleg, de overleggen met de Begeleidingscommissie van het SCP, het overleg van de directeuren Planbureau en het overleg met de Rijkskennisinstellingen. Je speelt ook een belangrijke rol in de periodieke gesprekkencyclus met stakeholders, waarbij je zorgdraagt voor inhoudelijke voorbereiding voor de directie en soms ook zelf het SCP vertegenwoordigt. Tot slot coördineer je de voorbereiding van de SCP-inbreng in de onderraden en de ambtelijke voorportalen hiervan. 

Als coördinator van het cluster Directieondersteuning en Secretariaat (4 medewerkers) stuur je de medewerkers functioneel aan en zorg je voor een goede uitvoering van de taken van het cluster. 

Functie-eisen

Wij zijn op zoek naar een proactieve en stevige collega die uitstekend kan plannen en organiseren (incl. voortgangsbewaking) en daardoor deadlines weet te halen. Je werkt nauwkeurig en kunt goed samenwerken en netwerken. Je bent resultaatgericht, flexibel en hebt goede communicatieve vaardigheden.

Daarnaast heb je: 

• Een afgeronde Hbo-opleiding of gelijkwaardige werkervaring
• Minimaal 3-5 jaar relevante werkervaring, bijv. in functies als directie- of projectsecretaris of projectmanager 

En beschik je over de volgende competenties: organisatiesensitiviteit, omgevingsbewustzijn, overtuigingskracht, analyseren en creativiteit. 

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau: schaal 12

Maandsalaris: Min €4.278 – Max. €6.320 (bruto)

Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Contractduur: 1 jaar met mogelijkheid tot verlenging

Maximaal aantal uren per week: 28 

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. 

Bijzonderheden

• Wil je meer weten over de functie, de uitdagingen en ons team? Bel gerust met Delinah Halvorson, hoofd Bedrijfsvoering, Personeel en Organsiatie op 06-21348917 of mail haar via d.halvorson@scp.nl;
• Vind je dit een interessante vacature, maar twijfel je of je geschikt bent? Ook dan vragen we je contact op te nemen met Delinah Halvorson. Zij helpt je graag om een beter beeld te vormen van wie we zoeken en of dit bij jou past;
• Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen en heb je om in dienst te treden een Verklaring Omtrent het Gedrag nodig;
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van jouw ervaring, kennis en competenties te verkrijgen, kan het zijn dat we je openbare informatie op LinkedIn bekijken;
• Het betreft een nieuwe functie. Acht maanden na de start van jouw aanstelling wordt geëvalueerd of en hoe de functie definitief in de organisatie wordt ingebed. Dan wordt ook bekeken of je in aanmerking komt voor een verlenging of vaste aanstelling op basis van die evaluatie en op basis van jouw functioneren.
• Bij het SCP werken we hybride. Dit betekent dat we deels op kantoor en deels thuis of elders werken. Afhankelijk van het werk en de benodigde interactie met collega’s wordt de werkplek gekozen die daar het beste bij past, waarbij we hebben afgesproken minimaal 50% van onze werktijd op kantoor te zijn. Met de collega’s en jouw leidinggevende maak nadere afspraken over de werkplek, beschikbaarheid en bereikbaarheid.
• Je kunt je sollicitatie richten aan Delinah Halvorson, hoofd Bedrijfsvoering, Personeel en Organisatie.
• Ben je een verplichte VWNW-kandidaat? Dan verzoeken wij je om een kopie van deze aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie. 

Solliciteren?

Sociaal en Cultureel Planbureau nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.