Afdelingsassistent productie- en voorstellingsleiding

Over de functie

Als afdelingsassistent ben je de spil in de organisatorische en administratieve ondersteuning van het hoofd productie- en voorstellingsleiding en de gehele afdeling. Je zorgt voor structuur en overzicht door complexe agenda’s te beheren, overleggen voor te bereiden en te notuleren, en planningen nauwkeurig bij te houden. Daarnaast signaleer je verbeterpunten in administratieve processen en draag je bij aan een efficiënte werkwijze binnen de afdeling. Je zorgt voor een duidelijke informatievoorziening en biedt administratieve ondersteuning aan de eventmanagers en productieleiders. Even bijspringen om een presentatie te faciliteren of te ondersteunen bij een digitale set-up is voor jou geen probleem. De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van deze functie zijn:

Algemene ondersteuning

• Beheren en actualiseren van MS Teams, ERP en andere systemen.
• Eerste aanspreekpunt voor vragen binnen de afdeling.
• Organiseren van teamactiviteiten en jubilea.
• Bijdragen aan werkgroepen, interne processen en archivering van productionele informatie.

Ondersteuning bij producties & events

• Beheren van de eventkalender en communiceren met interne stakeholders.
• Administratieve ondersteuning van evenementen en producties.
• Incidenteel technisch ondersteunen van presentaties.
• Signaleren en oplossen van planningsconflicten.

Organisatorische ondersteuning

• Beheren van de agenda van het afdelingshoofd en coördineren van afspraken.
• Organiseren en notuleren van onder andere afdeling overleggen.

Administratieve & personele ondersteuning

• Up-to-date houden van plannings- en programmeringsoverzichten.
• Monitoren van vakantieaanvragen en signaleren van agenda-conflicten.
• Ondersteuning bij personele planning en inzet externe krachten.

Wat wij van jou verwachten

Je bent een proactieve, communicatiefvaardige en gestructureerde professional die goed functioneert in een dynamische werkomgeving. Je bent digitaalvaardig en hebt ervaring met Microsoft Office en reguliere programma’s zoals AFAS. Je bent oplossingsgericht, werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail. Met jouw hands-on mentaliteit kun je snel schakelen en bewaar je het overzicht, ook in hectische situaties. Daarnaast ben je dienstverlenend ingesteld, denk je mee over verbeteringen en draag je bij aan een positieve samenwerking.

Wat wij bieden

• een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband; 
• een salaris van €2.875,-- tot 3.971, -- (bij 38 uur) afhankelijk van je kennis en ervaring. Dit bedrag is  exclusief vakantiegeld; 
• 30 vakantiedagen én 5 atv-dagen (bij een fulltime dienstverband); 
• 8% vakantiegeld en een goede pensioenregeling;
• een aantrekkelijke regeling voor onze opera- en balletvoorstellingen;
• opleidings- en trainingsmogelijkheden;
• een bijdrage voor een sportschoolabonnement;
• een reiskostenvergoeding van 0,23 per km (wanneer je 8 km of meer van je vaste werkplek woont);
• de eigen cao NO&B is op deze functie van toepassing.

Interesse?

Ben je enthousiast geworden over de functie? We ontvangen je cv en motivatiebrief graag vóór 29 april 2025 via de knop ‘Solliciteren’ op onze website. Sollicitaties verwerken we via onze HR-software, daarom vragen we je om niet per e-mail te solliciteren.

De eerste gesprekken worden ingepland op 8 mei in de ochtend en 14 mei in de middag. Houd hier alvast rekening mee in je agenda. De voorkeursstartdatum voor deze functie is 11 augustus 2025.

We streven ernaar om binnen een week na de sluitingsdatum van de vacature te reageren op je sollicitatie.

Nationale Opera & Ballet omarmt diversiteit en inclusie. Vacatures staan open voor iedereen.

Contact

Heb je vragen over de functie, neem dan contact op met Barbara Wittebol, hoofd Productie- en Voorstellingsleiding via b.wittebol@operaballet.nl. Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, neem dan contact op met Susan van der Meulen, adviseur HR via s.vdmeulen@operaballet.nl.