Workshopcoördinator

Het Lorentz Center binnen de Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen is op zoek naar een: 

Workshopcoördinator (0,8-1,0 fte) 

Vacaturenummer: 23-358

Het Lorentz Center, gehuisvest in de Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen van de Universiteit Leiden, is een workshopcentrum waar wekelijks internationale bijeenkomsten plaatsvinden voor groepen van 25 tot 55 wetenschappers. Op twee verschillende locaties organiseren wij jaarlijks ca. 80 workshops die nagenoeg alle gebieden van de wetenschap bestrijken. Tijdens een workshop ontmoeten wetenschappers elkaar fysiek en virtueel om in een open en stimulerende omgeving de ontwikkelingen in hun vakgebied te bespreken.

Het initiatief voor een workshop ligt bij de wetenschappers zelf. Het Lorentz Center begeleidt hen bij de voorbereidingen en neemt zoveel mogelijk organisatorisch en administratief werk uit handen, zodat de wetenschappers zich op de vakinhoudelijke kant van hun workshop kunnen richten. Iedere workshop heeft een eigen workshopcoördinator, die zelfstandig en in nauwe samenwerking met de wetenschappers de workshop organisatorisch voorbereidt en uitvoert. 

Voor meer informatie over het Lorentz Center, zie https://www.lorentzcenter.nl.

De werkzaamheden

Binnen het Lorentz Center en bij specifieke projecten is er ruimte om jouw administratieve en organisatorische talenten in te zetten. 

• Contact onderhouden met wetenschappelijke organisatoren en workshopdeelnemers;
• Coördinatie van alle logistieke en facilitaire zaken; 
• Tijdens de workshopweek: ontvang je deelnemers, beantwoord je vragen en houd je contact met diverse afdelingen binnen de universiteit (ICT, Catering, Financiën);
• Verzorgen van correspondentie, voornamelijk in het Engels; 
• Administratief afhandelen van workshops, met behulp van een Conference Management Systeem en het bewaken en afhandelen van de financiën; 
• Coördinatie van gemiddeld 15 workshops tegelijkertijd, die zich in verschillende fases bevinden;
• Overige voorkomende administratieve en organisatorische werkzaamheden ten behoeve van specifieke projecten of voor het Lorentz Center als geheel.

Het profiel

• Je bent proactief en stressbestendig. Daarnaast ben je representatief en heb je probleemoplossende instelling; 
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en je bent sociaal aangelegd;
•  Je schakelt snel tussen verschillende werkzaamheden en werkt accuraat;
• Je hebt affiniteit met het werken in een academische omgeving en denkt mee over onze dienstverlening en de optimalisatie daarvan; 
• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau en hebt aantoonbare ervaring met het organiseren van evenementen; 
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk, en je hebt ruime ervaring met gangbare software zoals MS Office, Adobe en virtuele vergadertools.

Beschrijving van de Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen

De Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen is een toonaangevende faculteit waarin medewerkers en studenten werken in een dynamische, internationale omgeving, waar persoonlijke en academische ontwikkeling hoog in het vaandel staan. Onze mensen worden gedreven door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.

Het onderzoek binnen de Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en bio-farmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Die verzorgen tevens tien bachelor- en veertien masteropleidingen. De faculteit is de afgelopen jaren sterk gegroeid en telt meer dan 2300 medewerkers en bijna 5000 studenten. We zijn gesitueerd in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten. 

Wij bieden

Een veelzijdige functie in een hecht team van vijftien collega’s, met zeven workshopcoördinatoren. De aanstelling is conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren.

Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.818,- en maximaal € 3.764,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op: www.werkenbij.leidenuniv.nl.

Meer informatie over werken bij de Universiteit Leiden is te vinden via: https://www.medewerkers.leidenuniv.nl

Diversiteit 

Diversiteit en inclusie zijn kernwaarden van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar een inclusieve gemeenschap te zijn waarin alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en al hun mogelijkheden kunnen ontwikkelen. We verwelkomen diversiteit in ervaringen en perspectieven omdat zij onze organisatie en ons onderwijs en onderzoek verrijken en versterken.

Informatie 

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Anna Tudos, Instituutsmanager, via 071-527 5405 of: tudos@lorentzcenter.nl. 

Solliciteren

Herken jij jezelf in het bovenbeschreven profiel en ben je op zoek naar een leuke baan? Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld van een motivatiebrief en CV, kunnen tot uiterlijk 11 juni 2023 per e-mail worden gericht aan Eline van der Ploeg, vanderploeg@lorentzcenter.nl. 

Procedure: Bij ontvangst van jouw motivatiebrief en CV worden persoonlijke gegevens die herleiden tot afkomst, leeftijd en geslacht geanonimiseerd. Dit gebeurt op een zorgvuldige manier, zonder dat het leidt tot verlies van relevante inhoudelijke informatie in de motivatiebrief en opgegeven werkervaring. Van kandidaten die, op basis van motivatie en relevante werkervaring, geselecteerd worden voor een gesprek, wordt het volledige CV vrijgegeven aan de selectiecommissie. 

De eerste gesprekken vinden plaats in de week van 19 juni 2023. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld