Ondersteunend medewerker protocol

Functieomschrijving

Een eerste hoofdtaak is de brede ondersteuning van events die door de Eerste Kamer worden georganiseerd. Je kan denken aan een Kerstreceptie voor alle Kamerleden of de ontvangst van staatshoofden die bij een bezoek aan Nederland meestal ook de Eerste Kamer bezoeken. Jij zorgt er samen met jouw protocolcollega’s voor dat de ontvangst van alle gasten goed verloopt.

Een ander jaarlijks hoogtepunt is de organisatie van Prinsjesdag. In jouw rol bied je voor al deze events zowel administratieve als organisatorische ondersteuning. Je beheert verschillende databases, verzorgt de correspondentie met genodigden en samenwerkingspartijen, vraagt offertes op en checkt facturen, plant afspraken in, houdt draaiboeken actueel en informeert interne collega’s over de evenementen die op stapel staan.

Een andere taak betreft werkbezoeken van onze Voorzitter en Griffier. Vanuit hun rol hebben zij regelmatig zowel binnenlandse als buitenlandse verplichtingen. Denk bijvoorbeeld aan het deelnemen aan Nationale Herdenkingen. Jij zorgt er samen met je collega's voor dat het praktische regelwerk rond deze bezoeken op een strakke manier is georganiseerd.

Een laatste rol is die van “vliegende keep” bij werkzaamheden binnen of buiten je team. Je kan bijvoorbeeld worden ingezet bij organisatiebrede projecten of je helpt je collega's van woordvoering bij de begeleiding van journalisten. Ook ben je de vaste achtervang voor het secretariaat van de Voorzitter en de Griffier. Niet alleen leerzaam, maar je leert ook de rest van de organisatie goed kennen.

Functie-eisen

Als ondersteunend medewerker bij de Eerste Kamer ben je in de kern servicegericht, én kan je uitstekend plannen en organiseren. Je vindt het daarbij leuk om samen te werken met een grote diversiteit aan interne collega’s. Je hebt een uitstekend gevoel voor verhoudingen en (on)geschreven regels. Wat betreft competenties ben je nauwkeurig, kan je goed structuur aanbrengen en schakel je eenvoudig tussen verschillende taken/personen. Verder heb je:

• MBO werk- en denkniveau;
• Ervaring in hospitality, waarbij protocollaire affiniteit een pré is;
• Soepele beheersing van zowel de Nederlandse als Engelse taal;
• Representatieve en proactieve houding en gestructureerde aanpakmentaliteit;
• Goed gevoel voor applicaties als Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint, etc.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau: schaal 7

Maandsalaris: Min €3.016 – Max. €3.879 (bruto)

Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Contractduur: 1 jaar

Minimaal aantal uren per week: 32

Maximaal aantal uren per week: 36

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. 

Bijzonderheden

• We willen je graag een goed en compleet beeld geven van de functie, jouw collega’s én de context van onze organisatie. Daarom organiseren we twee gesprekken op kantoor waarin teamgenoten en HR, het gesprek met je aangaan en je zelf de sfeer kan proeven.
• Vanzelfsprekend hopen wij van onze kant ook een zo compleet mogelijk beeld van jou te krijgen. Een assessment en referentiecheck (zowel online als telefonisch) zullen in dat kader onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• De invulling van de functie vraagt op gezette tijden om enige flexibiliteit. Het werk binnen de Eerste Kamer vindt regelmatig buiten kantoortijden plaats en soms is jouw aanwezigheid daarin gewenst.
• Als je al binnen het Rijk werkzaam bent met een contract voor onbepaalde tijd, dan wordt deze overeenkomst door ons overgenomen.
• Heb je vragen over deze procedure? Neem dan contact op met Tim Fonck, Hoofd Bureau Voorzitter/Griffier, via 06-28498578.
• Voldoe je niet aan alle functie-eisen, maar denk je dat jouw achtergrond wel een mooie basis vormt voor deze functie? Aarzel niet om ook dan contact op te nemen.
• Je kan reageren t/m 16 januari.

Solliciteren?

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.