Officemanager

OVER OORKAAN

Oorkaan is al meer dan twintig jaar gespecialiseerd in het creëren van theatrale concerten op hoog internationaal niveau. Oorkaan speelt met professionele musici prijswinnende theatrale concerten voor een jong publiek. Oorkaan laat zo veel mogelijk kleine en grote oren de oneindige wereld van muziek ontdekken. Klassieke muziek uit de hele wereld van vroeger en nu, klinkt in theatrale en verrassende vormen. Net als bij een concert is een Oorkaan-productie (bijna) zonder woorden en staan er alleen musici op toneel. Het vaste Oorkaan-team bestaat uit ca. 14 collega’s waarvan er 4 het Oorkaan ensemble vormen. Daarnaast werken we met veel freelancers om producties te maken en te spelen over de hele wereld.

OVER DE ROL

De Office Manager is de onmisbare schakel in de werkprocessen van het Oorkaanteam en zorgt dat alle secretariële en administratieve processen soepel verlopen. Je bent de representatieve en tactvolle gastheer/gastvrouw die het onlangs gerestylede kantoor tiptop op orde weet te houden. Je bent daarnaast de steun en toeverlaat van de artistiek directeur en zakelijk leider in hun directietaken.

De werkzaamheden bestaan o.a. uit:

• Het ontvangen van relaties, je bent het eerste aanspreekpunt voor het algemene telefoonnummer en info@oorkaan.nl;
  
• Agendabeheer van directie door o.a. het inplannen van afspraken, het up-to-date houden van het CRM systeem en het boeken van zakenreizen;
  
• Het opstellen en opvolgen van contracten en het ondersteunen in de administratie rondom postverwerking, P&O en financiën;
  
• Ondersteuning relatiemanagement door het voorbereiden van afspraken en faciliteren van activiteiten;
  
• De bevoorrading en verzorging van het kantoor door aansturing van externe schoonmaak, IT-leveranciers en de vrijwilliger, je bent eerste aanspreekpunt voor collega’s hierin;
  
• Sleutelbeheer kantoor, aanspreekpunt verhuurder en on- en offboarding van collega’s;
  
• Ondersteuning in het traject rondom het jaarverslag en de jaarrekening.
  

PROFIEL

• Een relevante mbo of hbo-opleiding op het gebied van administratie of secretarieel werk
  
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
  
• Enkele jaren werkervaring in een soortgelijke functie is een pre
  

JE BENT IEMAND DIE

• heel goed veel verschillende werkzaamheden naast elkaar kan doen;
  
• dienstverlenend, servicegericht, communicatief vaardig en stressbestendig is;
  
• pro-actief (administratieve) taken oppakt en zorgt dat alle betrokkenen goed zijn geïnformeerd;
  
• zorgvuldig en gestructureerd werkt en het overzicht bewaakt;
  
• zelfstandig werkt en signaleert vanuit een ondersteunende rol;
  
• affiniteit heeft met de culturele sector en talent heeft voor relatiebeheer;
  
• oog heeft voor sfeer en uitstraling van het kantoor;
  
• woont in of op reisbare afstand van Amsterdam;
  
• bij voorkeur een rijbewijs B heeft;
  
• bij voorkeur ervaring heeft met Office 365 en goed met Excel kan werken.
  

ONS AANBOD

• De mogelijkheid om bij te dragen aan de podiumkunsten (voor jeugd) waarbij wij streven om de theatrale concertbeleving voor elk kind mogelijk te maken.
  
• Bij een internationaal gezelschap te werken met een heel tof eigen ensemble van vier musici die meer kunnen dan alleen muziek maken.
  
• Een plek in een klein, slagvaardig en inclusief team van ongeveer 14 personen, waar iedereen met passie voor de kunst met elkaar samenwerkt.
  
• Een aanstelling voor 32 uur (bij voorkeur verdeeld over 5 dagen) voor in eerste instantie 1 jaar met de intentie om te verlengen.
  
• Salariëring op basis van de CAO Toneel en Dans schaal V.
  
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals o.b.v. fulltime dienstverband: 27 vakantiedagen en 8 vastgestelde ATV dagen, pensioenopbouw.
  
• Oorkaan onderschrijft de Fair Practice Code en investeert met een royaal persoonlijk ontwikkelbudget voor opleiding en training, aandacht en begeleiding in het welzijn van haar personeel.
  
• Een fijne werkplek in de Kempenaerstudio in Amsterdam-West waar we ook een repetitiestudio en een lunchruimte hebben.
  
• Leuke teamuitjes en voorstellingsbezoeken.
  

SOLLICITEER

Oorkaan onderschrijft de Code Culturele Diversiteit en Inclusie en heeft zich ten doel gesteld om als organisatie een afspiegeling van de maatschappij te zijn. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar de kandidaat die de diversiteit binnen ons team versterkt.

Stuur je motivatiebrief en CV zo snel mogelijk naar info@oorkaan.nl onder vermelding van ‘Vacature Office Manager’. Voor vragen over deze vacature, neem contact op met Jennifer Thompson (zakelijk leider) via jennifer@oorkaan.nl of T: 020-2440213.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.