Officemanagement / Educatieve boekingen
In deze afwisselende functie ben je een belangrijk centraal aanspreekpunt zorg je dat praktische zaken intern goed geregeld en afgehandeld worden. Je weet wat er gaande is en je zorgt dat er afstemming is tussen de diverse teams. Omdat je zowel interne als externe contacten onderhoudt ben je representatief. Je organiseert en notuleert vergaderingen van de raad van toezicht en het management team. Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor scholen en vertaal je hun wensen naar het best passende programma. Hiervoor zorg je dat je inhoudelijk goed op de hoogte bent van de mogelijkheden en denkt creatief mee als er maatwerk nodig is. Aan jou de uitdagende taak om de aanvragen te verwerken in het boekingssysteem, indien nodig (externe) locaties te regelen en alles te monitoren tot en met de facturatie.
Wat ga je doen?
- Scholen, per telefoon/mail, informeren en adviseren over de diverse programma’ s en mogelijkheden;
- Inplannen van museumdocenten/rondleiders bij de schoolbezoeken en groepsrondleidingen;
- Verwerken van aanvragen in het nieuwe reserveringssysteem en de administratieve verwerking van educatieve boekingen d.w.z. van offerte tot en met facturatie;
- Beheren, archiveren en documenteren van informatie en documenten / contracten;
- Beheren en onderhouden van relatiebestanden / adressenbestanden (CRM);
- Administratieve ondersteuning, organisatie breed, o.a. t.b.v. particuliere Vrienden;
- Notuleren van de diverse vergaderingen, eventueel voorbereiden en organiseren van overleggen, ondersteunen bij agendabeheer van directie;
- Voorbereiden voor de operationele uitvoer van bijeenkomsten en evenementen en dit ook communiceren naar de betrokken afdelingen;
- Verwerken van in- en uitgaande post en beheer van de algemene mailboxen.
Wat breng jij mee?
- Je hebt minimaal MBO werk- en denkniveau met werkervaring in een soortgelijke functie;
- Sterke communicatieve vaardigheden en een goede beheersing van Nederlands en Engels;
- Ervaring met museumeducatie is een pre;
- Je hebt gevoel voor computer systemen en werkt nauwkeurig;
- Je bent representatief en hebt een goed gevoel voor sales en hospitality;
- In je denken ben je oplossingsgericht en stressbestendig;
- Je neemt initiatieven om onze service op een hoger niveau te brengen;
- Je bent een echte teamplayer, die waar nodig bijspringt op de vloer;
- Je bent flexibel inzetbaar, ook buiten reguliere kantooruren.
Wat bieden we? Een afwisselende en zelfstandige baan in een dynamische culturele instelling. Je ontvangt een passend salaris conform de Museum CAO, inschaling is afhankelijk van opleiding en ervaring. Daarnaast ontvang je een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 3,4%. De aanstelling is in eerste instantie voor 1 jaar met perspectief op een vast dienstverband.
Erfgoed is van iedereen en voor iedereen! Wij vinden het belangrijk dat onze organisatie een afspiegeling is van de hedendaagse samenleving. Museum Ons’ Lieve Heer op Solder biedt ruimte aan iedereen en zet zich in om in het hart van Amsterdam een verschil te maken. Daarbij ambiëren we de kracht van diversiteit te laten zien in onze programma’ s en in ons team. Ben je enthousiast geworden? Schrijf dan een reactie met je curriculum vitae naar: vacature@opsolder.nl onder vermelding van de vacature.
Heb je een vraag? Neem contact op!
Joseph Lai
Office Manager
Heb je een vraag?Neem contact op
Joseph Lai
Office Manager
