Managementassistent HKU Media

Waar ga je werken?

Bij de Academie HKU Media leiden we beeldmakers op die met zeggingskracht impact willen maken op mens en samenleving. We onderscheiden ons van andere instellingen doordat we het onderzoekend vermogen van onze studenten en het gebruik van creatieve technologie – analoog én digitaal – een prominente plek geven binnen ons onderwijs.

Met zo’n 900 studenten zijn we de grootste academie binnen HKU, met zes bacheloropleidingen: Animation, Film, Graphic Design, Illustration, Image & Media Technology en Photography, en de tweejarige Associate Degree Digital Media.

Hogeschool voor de Kunsten Utrecht (HKU) is met ruim 4.300 studenten de grootste kunsthogeschool in Nederland en daarmee ook één van de grootste op kunst, cultuur, creatieve industrie en kunsteducatie gerichte kennisinstituten van Europa. HKU kent een breed aanbod aan opleidingen verdeeld over negen academies, die op verschillende locaties in de stad zijn gevestigd.

HKU staat midden in de samenleving en maakt de toekomst. We zijn geworteld in Utrecht en nationaal en internationaal opererend. De ambitie van HKU is ‘het bieden en organiseren van uitstekend kunstvakonderwijs en kunstonderzoek met betekenis en impact op mens en samenleving’. Wij staan als HKU midden in die samenleving en zijn zo divers en inclusief mogelijk. Ons succes staat of valt met de kwaliteit van onze mensen en de ideeën die zij hebben. Daarom zijn we nieuwsgierig naar jouw talent en hoe jij het verschil maakt voor onze organisatie.

Wat ga je doen?

Binnen HKU Media is er een managementteam van een directeur en zes studieleiders. Zij worden ondersteund door twee managementassistenten. We zijn nu op zoek naar een managementassistent die primair de studieleiders ondersteunt. Jij bent de verbindende factor die ervoor zorgt dat alles soepel verloopt.

Je houdt je bezig met:

• Secretariële en administratieve ondersteuning: agendabeheer, mailafhandeling, verslaglegging en archivering;
• Organisatie van bijeenkomsten en events: je ondersteunt bij de voorbereiding en uitvoering van interne en externe evenementen;
• Financiële administratie: je helpt bij het verwerken van inkooporders, facturen en declaraties;
• Je ondersteunt de studieleiders en zorgt daarbij o.a. voor de planning van alle overleggen, digitaal klaarzetten van stukken, verslagleggen, signaleren van acties, en andere beleidsondersteunende zaken.

Wat breng jij mee?

• Minimaal MBO werk- en denkniveau;
• Ervaring in managementondersteuning, bij voorkeur in het onderwijs;
• Uitstekende beheersing van MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Teams);
• Sterk in organiseren en overzicht houden;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal;
• Goede communicatieve vaardigheden;
• Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken;
• Een flexibele basishouding;
• Affiniteit met kunstonderwijs en daarbij behorende creativiteit.

Wie ben jij?

Jij bent iemand die graag werkt in een levendige onderwijsomgeving, en energie krijgt van afwisseling en samenwerken. Je hebt oog voor detail, kunt goed prioriteiten stellen en houdt overzicht, ook als er veel tegelijk speelt. Je houdt er van om oplossingsgericht te werken en gaat ingewikkelde puzzels niet uit de weg. Je hebt oog en oor voor wat er speelt in een organisatie.

Wat bieden wij?

• Een inspirerende, creatieve werkomgeving vol makers, verhalen en nieuwe ideeën;
• Een collegiaal team waarin openheid, betrokkenheid en initiatief gewaardeerd worden;
• Voor deze functie bieden we je een salaris conform de cao-hbo én aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden;
• Het bruto maandsalaris bedraagt – afhankelijk van opleiding en ervaring – bij een fulltime dienstverband minimaal € 3.312,- en maximaal € 4.377,- (schaal 8);
• Wij bieden een dienstverband tot 1 juli 2026, met kans op verlenging. Startdatum bij voorkeur zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 1 januari 2026;
• Vakantietoeslag (8%) en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• Tijd en faciliteiten voor je professionalisering, vitaliteit en duurzame inzetbaarheid;
• Een goede pensioenregeling, reiskostenvergoeding woon-werk, ouderschapsverlof en nog veel meer.

Wil je meer informatie en/of solliciteren?

• Voor vragen ben je van harte welkom bij een van onze studieleiders via lauri.kramer@hku.nl. Gebruik dit mailadres uitsluitend voor het stellen van vragen;
• Solliciteren kan tot en met 16 november 2025 door de onderstaande vragen te beantwoorden en je CV te uploaden;
• Het gesprek vindt plaats op 20 november 2025 in de middag.

Vragen

• Wat spreekt jou het meest aan in deze functie en waarom denk je dat jij hier goed tot je recht komt?
• Welke relevante (werk)ervaring neem je mee als je bij ons komt werken?
• Kun je een voorbeeld geven van een werksituatie waarin je in een hectisch moment overzicht moest bewaren en prioriteren? Hoe heb je dit aangepakt?
• Hoe zorg jij ervoor dat jouw werk goed aansluit bij de behoeften van de mensen die je ondersteunt?

Deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang. In onze selectieprocedure zijn wij ons bewust van de verrijkende waarde van diversiteit voor onze organisatie. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.