Management assistent (0,8 - 1,0 fte)

De Hogeschool van Amsterdam (HvA) is voor de faculteit Digitale Media en Creatieve Industrie per direct op zoek naar een:

Management assistent (0,8 – 1,0 fte)

Kan jij uitstekend omgaan met complex agendabeheer en daarnaast de proactieve ondersteuning bieden die wij zoeken? Lees dan snel verder.

Wat ga je doen?

Als management assistent functioneer je als rechterhand van onze directie en zorg je er primair voor dat alle secretariële en organisatorische werkzaamheden goed georganiseerd worden. In deze rol ben je het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten van de directie.

Je verzorgt de inkomende en uitgaande correspondentie en bent verantwoordelijk voor afhandeling van telefoon, e-mail en agendabeheer. Het betreft een complex agendabeheer waar het met name gaat om afstemmings-overleggen met verschillende partijen. Overzicht kunnen houden, prioriteren en planmatig werken zijn hierbij een must.

De management assistenten van de decaan en de directeur bedrijfsvoering runnen samen het secretariaat. Onderling nemen jullie taken in hoofdlijnen van elkaar over. Een hoge mate van collegialiteit is gewenst.

Je bent verantwoordelijk voor het zelfstandig organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten. Ook bewaak je de voortgang van genomen besluiten. Hierbij valt te denken aan het uitzetten van actiepunten, het bewaken van deadlines en het verzamelen van alle informatie en stukken die voor de vergaderingen nodig zijn. Het boeken van reizen en reserveren van zalen behoort ook tot jouw taken. Kortom: je zorgt voor een gestructureerd verloop van werkprocessen van A tot Z!

Wat neem je mee?

Voor deze belangrijke functie zoeken wij een stevige, bevlogen en dienstverlenende persoonlijkheid met hbo-werk- en -denkniveau met een gezonde dosis humor. Je hebt enige jaren relevante werkervaring op directieniveau en een uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. Ook beschik je over sterke mondelinge communicatieve vaardigheden en kun je goed prioriteiten stellen. Stressbestendigheid, een flexibele werkinstelling, goede contactuele eigenschappen en verantwoordelijkheidsgevoel zijn sleutelbegrippen. Daarnaast heb je affiniteit met of ervaring in een onderwijssetting, heb je ruime ervaring met MS-office (PowerPoint, Excel, SharePoint omgeving e.d.) en voel je je snel thuis in diverse ICT systemen.

Het secretariaat van de faculteit bestaat uit persoonlijke assistentie voor de decaan en de directeur bedrijfsvoering als ook de junior en senior faculteitssecretaris en ondersteuning voor medezeggenschap. Het is belangrijk dat je ook elkaars taken op hoofdlijnen kan en wil overnemen. Dat vraagt een hoge mate van collegialiteit. Samenwerking is daarbij van essentieel belang. 

Waar kom je te werken?

De HvA is de hogeschool van, voor en mét Amsterdam, een van de grootste hbo-instellingen van Nederland, diepgeworteld in grootstedelijk Amsterdam. We hebben momenteel ruim 4.000 medewerkers. De stad en omringende regio zijn voor ons een rijke leeromgeving; een inspirerend ‘laboratorium’ waar studenten, docenten, lectoren en externe partners samenwerken aan één missie: Creating Tomorrow Together.

De faculteit Digitale Media en Creatieve Industrie is één van de zeven faculteiten van de Hogeschool van Amsterdam. In de faculteit wordt associate degree, bachelor en masteronderwijs verzorgd voor ca. 10.500 studenten. Het onderzoek wordt uitgevoerd door 8 lectoraten en 2 Centres of Expertise binnen het Kenniscentrum. Bij de faculteit werken ongeveer 1000 mensen (650 fte).  

Het facultaire MT wordt ondersteund en geadviseerd door de bedrijfsvoeringsstaf bestaande uit de hoofden van de afdelingen Human Resource, Informatiemanagement, Onderwijs & Onderzoek, Finance, Planning & Control, Communicatie, Huisvesting en het Onderwijsbureau.

Talent als basis, diversiteit als kracht

De HvA wil een organisatie zijn waarin iedereen zich welkom, gewaardeerd en thuis voelt. Als werkgever geloven we dat, hoe inclusiever we zijn, des te beter we kunnen presteren als kennisinstelling van en voor de stad. De verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven die Amsterdam rijk is, zien wij graag weerspiegeld in het personeelsbestand van onze hogeschool. Ongeacht je gender, leeftijd, (culturele) achtergrond, van wie je houdt en wat je gelooft: we nodigen je van harte uit om te solliciteren!

Wat bieden we?

• Om te beginnen een afwisselende baan op een mooie werkplek;
• HAY-functieprofiel van secretaresse 1 en schaal 8 (cao hbo);
• Een salaris van minimaal EUR 2687,76 en maximaal EUR 3691,27 bruto per maand bij een volledige aanstelling en afhankelijk van opleiding en ervaring;
• In eerste instantie een tijdelijke aanstelling voor een jaar (D4-contract) die we graag verlengen, afhankelijk van de gebleken geschiktheid, organisatorische ontwikkelingen en formatieruimte;
• De HvA heeft een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een ruime vakantieregeling en een 13e maand;
• Daarnaast biedt de HvA (via de HvA Academie) uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleert medewerkers om zich blijvend te professionaliseren;
• Bij ons heb je gratis en onbeperkt toegang tot het trainingsaanbod van onze online leeromgeving GoodHabitz.

Wil je meer weten over deze functie?

Neem dan gerust contact op met Jaak Mulder, directeur bedrijfsvoering FDMCI, beantwoordt graag jouw vragen via 06-21155976 of via j.mulder@hva.nl.

Word jij onze nieuwe management assistent?

Overtuig ons in je sollicitatiebrief! Klik op de knop ‘solliciteer nu’ om uiterlijk 7 juli 2022 online te solliciteren. 

Wat je verder moet weten

• We behandelen jouw sollicitatie alleen als je reageert via de knop “solliciteer nu”, niet als je deze e-mailt;
• Deze vacature is gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang op externe kandidaten; 
• De sollicitatie gesprekken vinden plaats op maandag 11 juli (ronde 1) en donderdag 14 juli (ronde 2);
• Wil je meer weten over hoe onze sollicitatieprocedure verloopt? Kijk dan op onze website Werken bij de HvA.
• Bij de werving en selectie ter invulling van deze vacature, houden wij de HvA Sollicitatiecode aan. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.