Directiesecretaris

Wij zijn op zoek naar een 

Directiesecretaris

32-36 uur

Over het IPO en BIJ12

BIJ12 is onderdeel van het Interprovinciaal Overleg (IPO), de vereniging van en voor provincies. We brengen kennis en informatie bijeen over het landelijk gebied en de fysieke leefomgeving in Nederland. Ook zorgen we voor uniformiteit in informatievoorziening en de uitvoering van provinciale regelingen. Goed opdrachtnemerschap, resultaatgerichtheid en samenwerken vinden we hierbij belangrijk. Ga voor meer informatie naar www.bij12.nl of bekijk onze kennismakingsbrochure.

Binnen BIJ12 werken we vanuit vier units met elkaar samen. Dit zijn de unit Faunazaken en ACSG (AdviesCommissie Schade Grondwater), de unit NINB (Natuurinformatie en Natuurbeheer), de unit Expertiseteam Stikstof en Natura 2000 en de unit Gemeenschappelijke Beheerorganisatie (GBO Provincies). Het managementteam (MT) bestaat uit de directeur, de directiesecretaris en de managers van de units. Het MT en de units worden ondersteund door de IPO-brede afdeling Bedrijfsvoering.

Dit ga je doen

Jouw rol als directiesecretaris binnen BIJ12 is veelomvattend. Allereerst heb je een adviserende en ondersteunende rol in het MT. Je bereidt alle stukken voor MT-overleggen zorgvuldig voor en adviseert het MT over BIJ12-brede onderwerpen. Je bewaakt MT-afspraken en richtlijnen en zorgt eventueel voor interne communicatie daarover. Een belangrijk onderdeel van jouw werk is de voortgang en de bewaking van de kwaliteit van de producten in de Planning en Control cyclus, zoals de begroting, de voorjaarsnota en de jaarrekening. Je zorgt dat dit vlekkeloos verloopt en werkt hierbij nauw samen met de adviseur Planning en Control.

Verder help je bij de voorbereiding van nieuwe opgaven voor BIJ12 en de bestuurlijke besluitvorming hierover. Hiervoor ondersteun je de directeur en neem je als secretaris ook deel aan de hoogambtelijke en bestuurlijke overleggen. Je zorgt dat de administratieve organisatie actueel is en je bewaakt dat deze op juiste manier wordt nageleefd. Bij het overleg tussen de directeur en de OR neem je deel als adviseur. Je verzorgt de informatie-, advies- en instemmingsverzoeken voor de OR en bewaakt de afhandeling hiervan. Ook bespreek je wekelijks de actualiteiten met de OR-voorzitter.

Dit breng je mee

Voor deze functie is het belangrijk dat je allereerst een fijne persoonlijkheid bent en daarbij doelgericht kunt handelen, plezier hebt in het bijhouden van afspraken en kan zorgen dat alle betrokkenen de afspraken nakomen. We zien ook graag dat je beschikt over vernieuwingskracht op dit gebied. Verder werk je graag samen met je collega’s binnen BIJ12 en binnen de vereniging en werk je graag aan oplossingen voor dagelijkse uitdagingen, waarbij je in staat bent om vertrouwen op te bouwen.

Verder heb je:

• wo-werk- en denkniveau;
• kennis van methoden en technieken voor projectmanagement;
• inzicht in organisatorische, procesmatige en vakinhoudelijke samenhangen in bredere context dan het eigen aandachtsgebied;
• ervaring in het coördineren van processen;
• ervaring met het signaleren van ontwikkelingen;
• ervaring met het opstellen van adviezen;
• ervaring binnen de publieke sector is een pre.

Dit bieden wij:

• een dienstverband van één jaar met de mogelijkheid om dit om te zetten in een vast dienstverband bij goed functioneren;
• een uitdagende functie in een energieke, flexibele en jonge werkomgeving voor 32 tot 36 uur per week (0,89 – 1 fte);
• een salaris van minimaal € 4.682,57 en maximaal € 6.618,07 per maand (afhankelijk van ervaring, salarisschaal 12 CAO Provincies) op basis van 36 uur per week.
• Op 1 september 2024 worden de salarisbedragen met 2,5% verhoogd;
• naast je salaris een individueel keuzebudget (IKB) van circa 22% (dit is inclusief o.a. vakantiegeld (8%) en eindejaarsuitkering (8,3%)). Het IKB kan maandelijks worden uitgekeerd of worden gespaard;
• een volledige vergoeding voor woon-werkverkeer op basis van OV 1e klas;
• een telefoon en laptop van BIJ12;
• een Persoonlijk Budget Duurzame Inzetbaarheid van € 6.000,- per 5 jaar;
• een moderne en open werkomgeving op loopafstand van Utrecht Centraal Station.

Reageren?

Herken je jezelf in het profiel en competenties en denk je een goede invulling te geven aan deze functie? Stuur dan je motivatiebrief samen met je cv naar HR via vacature@bij12.nl. Doe dit voor 17 juni 2024. Wil je eerst meer te weten komen over de baan of meer informatie over de procedure? Mail dan naar vacature@bij12.nl.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.